Administratief beheerder (m/v/x)

Jobinhoud

Zoek jij een boeiende uitdaging?

Ben je pas afgestudeerd of heb je al enkele jaren werkervaring en ben je klaar voor een nieuwe stap? Bij het Ministerie van Defensie krijg je de kans om bij te dragen aan een sterke organisatie die een belangrijke rol speelt in het beschermen en ondersteunen van onze maatschappij.

Wat houdt dit in?

Jij zorgt ervoor dat administratieve processen binnen Defensie efficiënt verlopen. Je werkt in een gemotiveerd team dat interne en externe klanten op een transparante, eerlijke en objectieve manier verder helpt.

Waarom kiezen voor Defensie?

Binnen het Ministerie van Defensie is teamwork cruciaal en staan integriteit, verantwoordelijkheid, respect en professionaliteit centraal. Als organisatie streven we ernaar dat jouw werk daadwerkelijk impact heeft.

Wie zoeken we?

We zoeken  gemotiveerde mensen die:

• graag in  teamverband werken en  actief communiceren met collega’s;
• analytisch zijn en  complexe problemen kunnen ontrafelen;
• doelgericht te werk gaan, zelfs wanneer niet alle informatie beschikbaar is;
• kritisch naar hun eigen werk kijken en leren van fouten;
• gemotiveerd zijn om  bij te leren en nieuwe materie eigen te maken.

Herken je jezelf hierin?
Aarzel dan niet om te solliciteren en versterk ons team!

Wat ga je doen als administratief deskundige bij Defensie?

• Je gaat samenwerken met collega’s en  actief bijdragen aan doelen .
• Je zal dossiers kritisch analyseren en  onderbouwde beslissingen nemen.
• Je staat in voor administratieve ondersteuning binnen je team.
• Je werkt aan kwalitatieve resultaten , zonder je deadlines uit het oog te verliezen.
• Je zal kennis delen , onderhouden en gebruiken om anderen te ondersteunen.
• Je zorgt me voor een positieve teamsfeer.
• Je bent het aanspreekpunt voor klanten en collega’s.

Wij zoeken administratief beheerders voor verschillende eenheden over Vlaanderen & Brussel. Hieronder vind je per eenheid meer info:

Regio Brussel:

Optie 1 ACOS R&O (Assistant Chief of Staff Information Readiness & Ops)

De sectiechef NMCC-Travel bijstaan bij de taken die hem worden opgedragen:

• Je doet het personeelsbeheer NMCC-T.
  • Je volgt het Personeelsbeheer op en past de richtlijnen van het commando NMCC toe.
• Je doet het NMCC-T-procesbeheer in overeenstemming met de Travel Policy.
• Je bent hoofdcontactpersoon voor contact met het reisbureau aangewezen door de overheidsopdracht.
• Je beheert de overeenkomsten met het door de overheidsopdracht aangewezen reisagentschap.
• Je houdt contact met leveranciers om te onderhandelen over voorkeurstarieven.
• Je zal facturering beheren en controleren in het software programma ILIAS.
• Je doet het beheren en opvolgen van de facturatie van de FOD Buitenlandse Zaken met betrekking tot de paspoorten en onderhoudt contacten met het ambassadepersoneel.
• Je neemt deel aan de planningsvergaderingen om advies te geven over vervoer en huisvesting in burgeromgevingen hetzij in het algemeen, hetzij in het geval van grote oefeningen.
• Je doet klachtenbeheer /vragen van klanten.
• Je ondersteunt in andere taken in verband met de werking van NMCC-T en/of NMCC.
• Je treedt op als contactpersoon voor het opvolgen van aanvragen en reserveringen voor bepaalde grote oefeningen/complexe opdrachten en speciale reserveringen die buiten het gewone Travel-bureau vallen.

Optie 2 Algemene Dienst Inlichting en Veiligheid

• Je beheert de agenda van de Directeur en staat in voor een efficiënte planning van afspraken, vergaderingen en dienstreizen.
• Je zal fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor een professionele communicatie.
• Je zal vergaderingen voorbereiden , opvolgen en coördineren, inclusief het opstellen van agenda’s, verslagen en actiepunten.
• Je staat in voor het beheer van inkomende en uitgaande correspondentie en zorgt voor een correcte en vertrouwelijke verwerking van documenten.
• Je organiseert en coördineert officiële bezoeken , protocollaire activiteiten en representatieve evenementen.
• Je zal administratieve documenten, nota’s, presentaties en rapporten opstellen, controleren en verwerken .
• Je zal deadlines bewaken en lopende dossiers opvolgen in nauwe samenwerking met de betrokken diensten.
• Je zal instaan voor een strikt vertrouwelijke behandeling van gevoelige informatie en documenten.
• Je organiseert dienstreizen , reserveringen en staat in voor de bijbehorende logistieke ondersteuning ervan.
• Je zal proactief knelpunten signaleren en praktische oplossingen voorstellen om de werking van het secretariaat te optimaliseren.
• Je zal instaan voor een vlotte ontvangst en begeleiding van bezoekers en delegaties.

Optie 3 Directoraat-Generaal Human Resources

• Je zal samenwerken met collega’s en  actief bijdragen aan doelen .
• Je zal dossiers  kritisch analyseren en  onderbouwde beslissingen nemen.
• Je zal instaan voor  administratieve ondersteuning binnen je team.
• Je zal werken aan  kwalitatieve resultaten , zonder je deadlines uit het oog te verliezen.
• Je  kennis delen , onderhouden en gebruiken om anderen te ondersteunen.
• Je zal helpen om een positieve teamsfeer bevorderen.
• Je zal het  aanspreekpunt zijn voor klanten en collega’s.

Regio Haasrode:

Optie 4 Dienst voor Opruiming en Vernietiging van Ontploffingstuigen (DOVO) 

• Als Location Office Officer (LO), je zal de Korpscommandant helpen bij het nemen van beslissingen op gebied van infrastructuur .
• Je bent verantwoordelijk voor de praktische organisatie van de territoriale/contractuele dienstverlening Facility management.
• Je zorgt voor toepassing van de geldende richtlijnen (budget, contractueel, beheersregels,...).
• Je zal de verantwoordelijkheid nemen voor het behandelen van alle concessies en prestaties voor derden .
• Je zal instaan voor het behandelen van alle interventies die een grote wijziging van de configuratie van de infrastructuur inhoud (bv. bestemmingswijziging van een gebouw, grote capaciteitsverandering,...) en dat te laten goedkeuren door de verantwoordelijke van het gebouw.
• Je zal de interne communicatie van het kwartier organiseren zowel naar de klanteenheden, als de contractuele partners als naar de occasionele gebruikers in het kwartier.
• Je volgt de goede werking op van het LO
  

  en het vrijwaren van het personeel voor de toegewezen taken en opdrachten.

• Je implementeert en volgt de beheersregels lokaal, inclusief het uitvoeren van een eerste opportuniteitsanalyse qua (nieuwe) behoeftes.
• Je doet de facilitering van de lokale dienstverlening in het kwartier. Dat omvat ook de coaching van het frontdesk personeel.

Regio Schaffen:

Optie 5 Trainingscentrum voor Parachutisten (TrgC Para)

• Voorbereiden, opstellen en controleren van contractdocumenten (bestekken, opdrachten, raamcontracten, enz.).
• Administratieve opvolging van openbare aanbestedingen en offerteaanvragen.
• Contact onderhouden met leveranciers en interne diensten.
• Up-to-date houden van het contractenregister en digitale archivering.
• Ondersteuning bij audit- en controleprocedures.
• Mee opvolgen van leveringstermijnen, facturatie en eventuele geschillen.
• Toepassen van regelgeving inzake overheidsopdrachten (bv. Wet Overheidsopdrachten).
• Anticiperen op nieuwe ontwikkelingen of precedenten.
• Ondersteunen en begeleiden van de magazijnen en eindgebruiker in alle domeinen van het contractbeheer.

Voor het uitvoeren van je taken kun je vertrouwen op gedetailleerde procedures en richtlijnen, maar ook op je ervaren collega's en je teammanager.

Belangrijk: Je bent bereid in een militair milieu te werken en een veiligheidsverificatie te ondergaan (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst).

Door bij het Ministerie van Defensie te gaan werken, erkent en aanvaardt u dat op elk moment tijdens uw dienstverband een veiligheidscontrole vereist kan zijn, afhankelijk van de vereisten van de nationale veiligheid. U verbindt zich ertoe u te onderwerpen aan deze veiligheidsonderzoeken, met inbegrip van die van periodieke aard, overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving, met name de wet van 11 december betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst, zoals gewijzigd bij de wet van 3 mei 2005. 

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Het personeel (militairen en burgers) moet het neutraliteitsprincipe naleven en dus geen opvallende religieuze symbolen dragen of tonen.

Belangrijk indien je solliciteert voor een functie bij de Algemene Dienst Inlichtingen en Veiligheid (ADIV) : Voor functies binnen de ADIV moet je, om in dienst genomen te worden, in het bezit zijn van een “zeer geheim” veiligheidsmachtiging die vereist is voor de functie of bereid zijn een “zeer geheim” veiligheidsonderzoek te ondergaan alvorens in dienst te treden, met de verplichting een positief resultaat te behalen, bij gebreke waarvan dit een grond voor uitsluiting uit de dienst zou betekenen ondergaan (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst).

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten. Het personeel (militairen en burgers) moet het neutraliteitsprincipe naleven en dus geen opvallende religieuze symbolen dragen of tonen.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "Contact opnemen".

Werkgever

Het Ministerie van Defensie zoekt 5 administratieve beheerders voor verschillende eenheden over heel Vlaanderen & Brussel.

Afhankelijk van je affiniteiten zijn er functies beschikbaar in verschillende eenheden op verschillende locaties als Evere (DG HR, ACOS R&O, ADIV), Neder-Over-Heembeek (DG HR), Haasrode (DOVO), Schaffen (TrgC Para).

• ACOS R&O ( Assistant Chief of Staff Information Readiness & Ops) staat in voor de systematische planning, uitvoering, opvolging en evaluatie van operaties en trainingsactiviteiten binnen Defensie, volgens de PDCA-cyclus. De dienst ondersteunt eenheden zowel bij inzet in het veld als tijdens trainingsfases. Hierbij worden operationele noden vertaald naar doctrines en nieuwe capaciteiten.
• De missie van de  Algemene Dienst Inlichting en Veiligheid (ADIV) te Evere is het onderzoeken, analyseren en behandelen van inlichtingen betreffende activiteiten die een bedreiging zouden kunnen vormen voor de integriteit van het nationale grondgebied of de bevolking, de militaire defensieplannen, het wetenschappelijk en economisch potentieel gelinkt aan Defensie, de opdrachten van de strijdkrachten en de veiligheid van de Belgische onderdanen in het buitenland.   
• Het Directoraat-Generaal Human Resources (DG HR) is het hart van Defensie. Het houdt zich specifiek bezig met de loopbaan en het administratieve beheer van militair- en burgerpersoneel, en dit vanaf de aanwerving tot de oppensioenstelling of ambtsneerlegging.
• De Dienst voor Opruiming en Vernietiging van Ontploffingstuigen (DOVO) te Haasrode heeft haar hoofdkwartier in Oud-Heverlee. Ze staat in om achtergebleven munitie en niet-ontplofte explosieven op te ruimen, te neutraliseren en te ontmantelen.  
• TrgC Para is het Trainingscentrum voor Parachutisten en het centrale opleidingsinstituut voor parachutisten binnen de Belgische Defensie. Het TrgC Para biedt een breed scala aan activiteiten die onder andere vrije val, automatische sprongen, luchtbevoorrading en samenwerking met helikopters omvatten, met in het bijzonder de ondersteuning van Special Operations Forces.

Het  Ministerie van Defensie is verantwoordelijk voor de verdediging van het nationale grondgebied, de organisatie van missies in het buitenland in een internationale context en in het kader van hulp aan de bevolking bij rampen, zowel op het nationale grondgebied als in het buitenland. Defensie heeft een specifieke structuur en cultuur en is met ongeveer 30.000 medewerkers een van de grootste werkgevers van ons land.

Het  Ministerie van Defensie vormt een gemengde werkomgeving, met zowel burger- als militair personeel , zowel mannen als vrouwen, afkomstig uit een van de drie officiële taalregimes van België.

Hier kan je bijkomende informatie terugvinden over het Ministerie van Defensie.

Deelnemingsvoorwaarden

Jouw profiel:

• Je hebt een Bachelor of je hebt benoemingsbesluit niveau B.
• Er is geen werkervaring vereist.
• Een goede kennis van Frans is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Procedure

In het kort:

1. We screenen jouw diploma 
2. Je legt meerdere testen op computer af bij FOD BOSA in Brussel.
   Opgelet! Als er weinig kandidaten zijn, zal deze stap niet georganiseerd worden.
3. Je legt een interview af met gevalstudie (optioneel) bij FOD BOSA (Simon Bolivarlaan 30, 1000 Brussel).

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Solliciteren

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Our offer

Aanbod

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als Administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 37.103,23 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Erkenning van de professionele ervaring

• Wat anciënniteit en financiële anciënniteit betreft, houdt de administratie automatisch rekening met jouw dienstjaren in de openbare sector.
• Voor financiële anciënniteit is het mogelijk om diensten in de privésector of als zelfstandige in aanmerking te nemen als de opgedane ervaring relevant is voor de functie die je bij de overheid gaat bekleden.
• Het verzoek om rekening te houden met in de privésector (of als zelfstandige) opgedane beroepservaring moet binnen de eerste 3 maanden na indiensttreding worden ingediend. Het verzoek wordt pas geanalyseerd door de bevoegde dienst nadat je in dienst bent getreden.

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• telewerk is mogelijk (na een inwerkperiode)
• 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar + 3 dagen dienstontheffing van het departement
• 2 extra verlofdagen op 15 november (Koningsdag) en 15 april (verjaardag van de Koning)
• een gesubsidieerde crèche in het militair kwartier (niet in alle kwartieren)
• bereikbaar met het openbaar vervoer
• gebruik van sportfaciliteiten tijdens de werkuren
• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
• uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• uitgebreide loopbaankansen
• Financiële voordelen
• maaltijdcheques ter waarde van €6 per gewerkte dag
• telefoonvergoeding van €15 per maand
• mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
• voordelige hospitalisatieverzekering en terugbetaling van eigen bijdragen voor consultaties bij artsen, tandartsen en fysiotherapeuten erkend door Defensie
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• 50% korting op privéverplaatsingen met de NMBS en tussen 20% en 30% op de TEC
• mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
• Mogelijkheid tot fietsleasing
• mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
• voordelen en interessante aanbiedingen via Voir email sur werkenvoor.be
• allerlei sociale voordelen
• recht op de voordelen van Def+ , deze dienst verleent verschillende diensten en organiseert voordelen die het leven van het personeel van Defensie makkelijker of goedkoper maken zoals bijvoorbeeld voordelige vakanties, kortingen via hun webshop, huisvesting in de buurt van de werkplaats en sociale dienstverlening
• terbeschikkingstelling van een laptop
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA .