BALTEAU - Assistant(e) de Projet H/F/X

Assistant(e) de Projet - Exécution : Soutenez nos projets essentiels à la préservation de l'eau

En tant qu'Assistant(e) de Projet, vous jouez un rôle central dans la gestion administrative et organisationnelle de nos projets. Vous êtes le pilier qui assure le bon déroulement des opérations, de la coordination documentaire au suivi des obligations légales, en étroite collaboration avec le Project Manager.

Balteau : Préserver l'essentiel, construire l'avenir

Chez Balteau, nous concevons, développons et mettons en œuvre des solutions durables et innovantes pour protéger l'eau, cette ressource vitale. Nous sommes fiers de contribuer au bien-être des générations futures en améliorant les processus et en réduisant l'impact environnemental des installations industrielles et publiques. Rejoindre Balteau, c'est intégrer une entreprise à taille humaine, où la cohésion, la détermination, l'ingéniosité et la vivacité guident notre quotidien. Nous valorisons l'entraide, les échanges directs et la fierté du travail bien fait, en mettant un point d'honneur à la sécurité et à l'amélioration continue.

Vos missions et responsabilités :

• Assister le Project Manager dans la gestion quotidienne des projets : Vous vous tenez en permanence à disposition du Project Manager attitré et allez chercher rapidement l'information auprès des services compétents.
• Assurer le suivi administratif et organisationnel des projets : Vous gérez les courriers, emails, recommandés et communications administratives. Vous traduisez les documents techniques en anglais et néerlandais si nécessaire et planifiez les réunions projets selon les disponibilités des parties prenantes.
• Gérer les impressions, scans et supports administratifs projets : Vous imprimez, scannez et pliez les plans selon les versions validées, préparez les documents nécessaires aux réunions et chantiers, et vérifiez la conformité des documents avant diffusion. Vous maintenez un classement administratif clair et structuré.
• Gérer les accès aux sites et exigences administratives clients : Vous identifiez les documents requis pour accéder aux sites clients, collectez les certificats, attestations et documents obligatoires, et transmettez les documents dans les délais imposés par les clients.
• Gérer et maintenir les bases de données documentaires IMS : Vous centralisez les documents projets dans les bases IMS dédiées, maintenez les bases de données à jour tout au long du projet et garantissez la traçabilité documentaire des projets.
• Gérer les obligations ONSS, Voir email sur actiris.brussels et déclarations sociales : Vous créez les déclarations ONSS lors du démarrage des chantiers, gérez les déclarations DIMONA et LIMOSA selon les exigences, et assurez le suivi Voir email sur actiris.brussels selon le planning hebdomadaire.
• Assurer le support informatique et la gestion des plateformes clients : Vous apportez un support de premier niveau sur Smartsheet et outils internes, et gérez les plateformes clients dédiées au suivi des projets.
• Assurer le suivi de la documentation fournisseurs et équipements : Vous collectez les documents fournisseurs issus des chantiers (plaques signalétiques, etc.), scannez, classez et conservez les documents pour les dossiers As-Built.
• Constituer et finaliser les dossiers As-Built : Vous analysez les exigences clients relatives aux dossiers As-Built, créez les tables des matières et structures documentaires, et gérez les allers-retours clients jusqu'à validation finale.
• Assurer le suivi des réceptions et garanties contractuelles : Vous préparez les documents de réception provisoire et définitive, gérez le suivi des cautionnements et garanties bancaires, et envoyez les courriers nécessaires aux différentes étapes.
• Constituer les fiches signalétiques projets : Vous créez les fiches descriptives de chaque projet réalisé, rassemblez photos, descriptions et données clés projets, structurez les informations pour communication et références futures, et contribuez à la valorisation des réalisations Balteau.
• Assister à la préparation des fiches techniques projets : Vous rassemblez les informations techniques nécessaires aux fiches et créez un premier draft de fiche technique.

Profil

Profil recherché et qualifications :

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Projet doté(e) d'une forte capacité d'impact, fiable et faisant preuve d'un excellent esprit d'équipe. Vous possédez de solides compétences en communication verbale et écrite, une communication adaptative, et une capacité à gérer la complexité et les problèmes. Votre esprit d'analyse, votre autonomie, votre anticipation, votre disponibilité et votre flexibilité sont des atouts majeurs. Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre gestion des priorités, du stress et du temps. Ce poste en CDI est basé sur site.

Diplôme

• Supérieur universitaire

Avantages du poste

Avantages et raisons de rejoindre l'équipe Balteau :

Rejoindre Balteau, c'est choisir un environnement de travail stimulant où vous pourrez :

• Participer à des projets techniques à forte valeur ajoutée, ayant un impact direct sur la préservation de l'eau.
• Bénéficier d'une vision globale des projets, de la conception à la réalisation.
• Assumer des responsabilités concrètes et voir le résultat de votre travail sur le terrain.
• Évoluer au sein d'un groupe familial et humain, qui valorise la cohésion et l'entraide.
• Développer vos compétences grâce à des parcours de formation et des opportunités d'évolution.
• Contribuer à une mission essentielle : la protection de l'environnement et la gestion durable de l'eau.