Healthcare management assistant

Het Ziekenhuis Oost-Limburg (ZOL) is een supraregionaal topklinisch ziekenhuis dat zowel basiszorg als complexe zorg aanbiedt op de campussen Genk, Lanaken en Maaseik. Met een sterke focus op kwaliteit, innovatie en mensgerichte zorg zetten onze medewerkers zich elke dag samen in voor veilige en toekomstgerichte patiëntenzorg.

Kwaliteitsvolle zorg is meer dan medische expertise alleen. Ook een warm onthaal, heldere communicatie en een vlotte organisatie zijn essentieel om patiënten zich welkom, gehoord en goed begeleid te laten voelen.

Als Healthcare Management Assistant speel je hierin een belangrijke rol. Je combineert administratieve deskundigheid en organisatorische vaardigheden met een warm en mensgericht contact. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt en zorgt ervoor dat patiënten en hun naasten zich op een professionele en betrokken manier ontvangen en geholpen voelen.

Daarbij krijg je de ruimte om verantwoordelijkheid op te nemen, initiatief te tonen en actief mee te bouwen aan een kwalitatieve en efficiënte zorgverlening. Samenwerking staat daarbij centraal: met patiënten, zorgverleners en collega’s zorg je ervoor dat de administratieve en organisatorische ondersteuning vlot verloopt. Zo dragen we samen bij aan een warme, professionele en toekomstgerichte zorgomgeving waarin zowel patiënten als medewerkers zich gezien en gewaardeerd voelen.

Situering van de functie

Als Healthcare Management Assistant ben je actief binnen de raadplegingen, de medisch-technische diensten of de dienst spoedgevallen. Je rapporteert aan het hoofd van de dienst waar je tewerkgesteld bent. Je werkt samen met de verpleegkundigen en artsen van de afdeling.

Het doel van de functie is het opvolgen en beheren van de administratie, zodat consultaties en onderzoeken efficiënt, vlot en klantgericht verlopen. Daarbij zorg je mee voor een warm en professioneel onthaal van patiënten en ben je een belangrijke schakel in een aangename en kwalitatieve patiëntenervaring.

Jij als Healthcare Management Assistant

Als Healthcare Management Assistant ontvang en informeer je de patiënten op de dienst. Je staat in voor de patiëntenadministratie, het afsprakenbeheer en de algemene secretariaatstaken.

Een greep uit jouw takenpakket:

• Ontvangen en informeren van patiënten:
  • De patiënten informeren over de afspraakmogelijkheden en de documenten die zij moeten meebrengen;
  • De patiënten op correcte wijze ontvangen;
  • Begeleiden van de patiënten (vb hen geruststellen) en aanspreekpunt zijn voor hun vragen;
  • Patiënten doorverwijzen naar de wachtkamer, de onderzoekskamer, etc.
• De patiëntenadministratie:
  • Het medisch-administratief dossier van de patiënt aanmaken en administratief opvolgen;
  • Gegevens en documenten verzamelen;
  • Bijhouden van de documentatie in het patiëntendossier;
  • Erop toezien dat de dossiers volledig zijn, alle nodige formulieren aanwezig en correct ingevuld zijn;
• Het afsprakenbeheer:
  • De raadplegingen inplannen (al dan niet telefonisch) volgens de behoefte van de patiënt, de aard van de raadpleging en de graad van dringendheid;
  • De raadplegingen inplannen in een elektronische agenda naar beschikbaarheid van de verschillende artsen op de raadpleging.
• Algemene secretariaatstaken:
  • Verschillende documenten typen op basis van schriftelijke of mondeling aanwijzingen van de arts;
  • Aan de hand van dictaten, opname- en consultatieverslagen typen;
  • Klasseren en archiveren van medische dossiers zowel elektronisch als fysisch;
  • Op vraag van de artsen medische dossiers in het archief opzoeken en bezorgen;
  • De productvoorraad opvolgen en conform de bestaande afspraken, bestellingen doorgeven;
  • De telefoon opnemen en doorverbinden met de juiste persoon of een boodschap noteren;
  • De post verwerken.

Aanwervingsvoorwaarden

• Je hebt een bachelordiploma Healthcare Management Assistant.
• Ook laatstejaarsstudenten van de bachelor Healthcare Management Assistant worden aangemoedigd om te solliciteren.

Wat zijn jouw troeven?

• Klantvriendelijkheid draag je hoog in het vaandel. We streven ernaar om onze patiënten de best mogelijke zorgervaring te bieden. Jij speelt een essentiële rol in het verwezenlijken van dit doel.
• Plannen en organiseren zijn jouw tweede natuur. Je bent in staat om prioriteiten te stellen, deadlines te halen en snel te schakelen tussen verschillende taken. Je houdt altijd het overzicht en zorgt voor een gestroomlijnde administratie.
• Je hecht veel waarde aan nauwkeurigheid en punctualiteit. Je zorgt ervoor dat je taken met grote zorgvuldigheid en precisie uitvoert.
• Je handelt met integriteit en zorgt ervoor dat je de vertrouwelijkheid en privacy van patiënten respecteert.

Dit kan je verwachten

• Marktconforme verloning volgens IFIC barema 13 aangevuld met een toeslagpercentage in functie van relevante werkervaring. Dit wordt aangevuld met vakantiegeld, een eindejaarspremie, maaltijdcheques (€4) en een groepsverzekering (3% van het totale brutoloon) met bijdrage werknemer en werkgever.
• Hospitalisatieverzekering aan gunstige tarieven met de mogelijkheid om je gezin mee aan te sluiten.
• Een extra dag verlof per maand omwille van de 40-urenweek.
• Werken in een groene omgeving, waar je tijdens de pauze of na het werk even kan ontspannen.
• Een extra vergoeding wanneer je met de fiets of het openbaar vervoer komt.
• Werken in een topklinisch ziekenhuis dat inzet op groei en innovatie.
• Eindeloze opleidingsmogelijkheden vanaf de eerste werkdag. Wij hebben aandacht voor jouw unieke talenten zodat deze helemaal tot hun recht komen op de werkvloer.

Bijkomende informatie

Heb jij nog inhoudelijke vragen over de functie? Of wil je graag wat meer weten over de selectieprocedure? Neem dan gerust contact op met ons.

Inhoudelijke over de functie:

• Johan Cox, Divisiemanager Het telefoonnummer op zoljobs.be bekijken - Het emailadres op zoljobs.be bekijken )  
• Melanie Bzdenga, Hoofdverpleegkundige Het telefoonnummer op zoljobs.be bekijken - Het emailadres op zoljobs.be bekijken ) 

Informatie over de selectieprocedure:

• Birgit Vanreyten, Talent Recruiter Het telefoonnummer op zoljobs.be bekijken - Het emailadres op zoljobs.be bekijken ) 

Interesse? 't ZOL wel zijn! 

Solliciteren kan via de knop 'solliciteer nu'. 

Toegevoegd aan jouw sollicitatie ontvangen we graag je CV, motivatiebrief en diploma.

Uitsluitend online sollicitaties worden in behandeling genomen.