Administratief medewerker team Jeugd en Sport (C1-C3)

Functieomschrijving

Bij team Jeugd werk je mee aan alles wat kinderen, jongeren, ouders, jeugdverenigingen en vrijwilligers in Harelbeke vooruithelpt. Van speelpleinwerking tot UiT-Kajuit, van jeugdverenigingen tot zaalreservaties, van subsidies tot uitleenmateriaal: jij zorgt ervoor dat de administratie klopt en dat mensen snel en vriendelijk geholpen worden.

Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor ouders, jongeren, verenigingen en collega’s. Je luistert, zoekt mee naar oplossingen en zorgt ervoor dat aanvragen, inschrijvingen, reservaties, betalingen en dossiers netjes worden opgevolgd. Kort gezegd: jij brengt structuur in een team waar veel beweegt.

Wat doe je?

Je ondersteunt de jeugddienst administratief, praktisch en financieel. Dat betekent dat je een heel afwisselend takenpakket krijgt.

Binnen de jeugddienst zijn we op zoek naar 2 medewerkers: iemand die vooral het jeugdaanbod ondersteunt en iemand die vooral de werking rond jeugdbeleid en jeugdinfrastructuur mee versterkt. Je beantwoordt vragen via telefoon, mail of aan het loket. Je helpt ouders en jongeren met inschrijvingen voor activiteiten, volgt reservaties op en zorgt dat betalingen, facturen, attesten en terugbetalingen correct verwerkt worden.

Daarnaast ondersteun je ook de werking rond jeugdbeleid en jeugdinfrastructuur. Denk aan jeugdverenigingen, subsidies, vrijwilligers, jeugdraad, speelstraten, repetitieruimtes, jeugdcentrum TSAS, uitleendienst, herbruikbare bekers en nachtvergunningen.

Ook communicatie hoort erbij. Je helpt teksten, webinformatie, flyers of sociale media mee opvolgen, zodat ouders, jongeren en verenigingen goed weten wat er te doen is.

Algemeen sta je onder meer in voor:

• vragen beantwoorden van ouders, jongeren, verenigingen, vrijwilligers en collega’s;
• facturatie, betalingen, terugbetalingen, creditnota’s en doorstortingen;
• opvolging van mailbox, documenten, lijsten, afsprakenfiches en praktische info;
• ondersteuning bij communicatie via website, drukwerk en sociale media.

Focus jeugdaanbod :

• inschrijvingen, reservaties, annulaties en aanwezigheden opvolgen;
• administratieve ondersteuning van activiteiten zoals speelpleinwerking, UiT-Kajuit, kinderfuif en buitenspeeldag;
• opmaak en verzending van fiscale attesten en ziekenfondsattesten;

Focus jeugdbeleid en -infrastructuur :

• opvolging van subsidies, jeugdverenigingen, vrijwilligers en adviesraden;
• verwerking van aanvragen voor jeugdcentrum TSAS, repetitieruimtes, speelstraten, uitleendienst en herbruikbare bekers;
• opvolging onderhoud en herstel speelpleintjes

Geen dag is helemaal hetzelfde. De ene dag help je een ouder met een inschrijving, de andere dag volg je een reservatie voor een repetitieruimte op of ondersteun je een activiteit voor kinderen en jongeren.

Profiel

We zoeken iemand die graag orde brengt in veel verschillende vragen, dossiers en taken. Je bent iemand die:

• graag administratief nauwkeurig werkt;
• vriendelijk en duidelijk communiceert;
• vlot schakelt tussen verschillende vragen;
• overzicht bewaart, ook wanneer het druk is;
• graag samenwerkt met collega’s, verenigingen en vrijwilligers;
• zelfstandig taken opneemt en opvolgt;
• digitaal vaardig is en vlot werkt met Outlook, Word en Excel;
• interesse heeft in kinderen, jongeren, jeugdwerk en vrije tijd;
• je bent flexibel: een avondactiviteit, weekendmoment of telefonische bereikbaarheid buiten de kantooruren vormen voor jou geen probleem.

Je hoeft niet alles al te kennen. Goesting om te leren, zin voor initiatief en een gezonde dosis verantwoordelijkheid zijn minstens even belangrijk.

Aanwervingsvoorwaarden

• Houder zijn van een diploma van het hoger secundair onderwijs of gelijkgesteld conform de hogere regelgeving;
• Je bent niet in het bezit van een diploma van het hoger secundair onderwijs of gelijkgesteld conform de hogere regelgeving, maar slaagt voor een online niveau-en capaciteitstest;
• Slagen in een aanwervingsexamen.

De selectie zal bestaan uit :

• Prescreening op basis van CV, motivatiebrief en antwoorden die gegeven worden op de voorgestelde vragen.
• Een schriftelijke proef (op 40 punten) en mondelinge proef (op 60 punten). In de schriftelijke proef wordt gepeild naar kennis m.b.t. technische vaardigheden en toepassingen ervan in overeenstemming met de verwachtingen geformuleerd in de functiebeschrijving. In de mondeling proef wordt gepeild naar de competenties vermeld in de functiebeschrijving.

De proeven gaan door op woensdag 9 september 2026.

Aanbod

De bezoldiging gebeurt op basis van de salarisschaal C1-C3.

Relevante beroepservaring in de privésector en diensten gepresteerd bij een andere overheid komen onbeperkt in aanmerking voor de berekening van zowel geldelijke als anciënniteit.

Bruto aanvangsloon op maandbasis volgens de wettelijke barema’s:

• Aanvangsbrutowedde: €2574.17/maand
• Met 10 jr. anciënniteit: €3106.32/maand

Heb je interesse? Vraag zeker je gepersonaliseerde loonsimulatie op via Voir email sur jobsolutions.be (Bezorg ons je burgerlijke staat, kinderen ten laste en relevante werkervaring (functie + jaren), dan stellen wij dit graag op)

Extra legale voordelen:

• maaltijdcheques aan €7.50;
• fietsvergoeding aan €0,37km;
• terugbetaling trein- en busabonnement;
• heel wat opleidingsmogelijkheden;
• jaarlijkse vakantie: 31 dagen (voor een voltijdse medewerker);
• aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sociale Dienst die tal van voordelen biedt aan de personeelsleden van de stad;
• een zeer flexibele werktijdregeling;
• korting bij deelname aan bepaalde vrijetijdsactiviteiten van de stad;
• we zetten tevens in op welzijn en werkgeluk, met afterwork cafés, personeelsactiviteiten, sport over de middag, teambuildings…

Contact

Solliciteren kan tot en met 27 augustus 2026 via

Enkel volledige kandidaturen (CV en motivatiebrief) komen in aanmerking. Van iedere sollicitatie wordt een ontvangstbewijs afgeleverd.