Responsable Service Population & Bureau des Étrangers - A4 (m/f/x)

Contenu de la fonction

En tant que Responsable du service Population et Bureau des Étrangers, vous contribuez à la mise en œuvre de la stratégie de l’administration telle que définie par la direction et le collège, tout en veillant à la qualité du service rendu aux citoyens. Vous dirigez les équipes en vue de réaliser la mission et les objectifs du service tout en appliquant la politique de bien-être au travail. 

En période électoral, vous assurez également la coordination et l'organisation des affaires électorales. À ce titre, vous garantissez la préparation, la planification et le bon déroulement des élections, dans le respect du cadre légal et des échéances imposées. 

RESPONSABILITÉS ET TACHES : 

A NOTER: les tâches principales décrites peuvent évoluer selon les besoins du service. La liste n’est, par conséquent, pas exhaustive. 

• Analyser et optimaliser le fonctionnement du service 

• Rapporter les besoins, les réalisations et les résultats de la division au directeur de département 

• Piloter le plan opérationnel

• Contrôler, gérer et suivre les budgets liés à la division 

• Coordonner et superviser les différents projets du service

• Diriger/coordonner les services / les cellules

• Fixer les objectifs collectifs et individuels 

• Evaluer les réalisations et résultats collectifs et individuels 

• Développer le contrôle interne au sein de la division 

• Rédiger des documents, rapports,... 

• Communiquer les informations et mobiliser les équipes

• Organiser, diriger et assister à des réunions en interne ainsi qu'avec des instances externes

• Participer aux recrutements et au développement RH des collaborateurs : accueil et intégration, description de fonction, formation, mobilité, évaluation, nomination, carrière

• Appliquer la politique de bien-être au travail en collaboration avec le SIPPT

• Veiller à la bonne application de la législation en vigueur

• Faire appliquer la Loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers est la loi fondamentale du droit des étrangers en Belgique, qui régit l'ensemble des démarches gérées quotidiennement par le Bureau des Étrangers d'une administration communale

• Faire appliquer les Instructions générales relatives à la tenue des registres de la population (éditées et mises à jour par le SPF Intérieur / Registre national) 

• Faire appliquer les instructions administratives du SPF Intérieur relatives aux cartes d'identité électroniques (eID, Kids-ID) et aux titres de séjour électroniques pour étrangers

• Tenir à jour les informations électorales en période non électoral

• Orienter stratégiquement le service vers une digitalisation efficace (logiciels Irisbox, Saphir, Belpic, Belpas, Mercurius, Q-Matic,…) tout en préservant un accueil humain de qualité. 

Employeur

L'Administration communale d'Anderlecht est au service de plus de 120.000 citoyens et constitue un acteur essentiel de la vie locale. Chaque jour, ses collaborateurs œuvrent à garantir un service public de qualité, accessible et proche des besoins de la population.

Au cœur de cette mission, le Département Relations Citoyennes joue un rôle fondamental dans l'accompagnement des citoyens tout au long de leur parcours administratif. Le service Population et Bureau des Étrangers assure notamment la gestion des registres de la population, la délivrance de documents officiels, le traitement des demandes relatives au séjour des ressortissants étrangers ainsi que l'accueil et l'information du public.

Notre administration a des valeurs qu'elle défend au quotidien : Intégrité, Respect, Neutralité, Solidarité et Partage.Pour tout savoir sur notre administration et connaître les dernières actualités, rendez-vous sur et nos réseaux.

Compétences

• Vous faites preuve d’un leadership affirmé, basé sur l’écoute, la responsabilisation, l’exemplarité et la confiance. 

• Vous disposez d’une forte orientation citoyenne et accordez une attention particulière à la qualité du service rendu ainsi qu’à la satisfaction des usagers. 

• Vous êtes capable de définir des priorités claires, d’organiser efficacement le travail et de garantir l’atteinte des résultats attendus. 

• Vous avez la capacité de développer les compétences de vos collaborateurs au travers du coaching, du feedback et de l’accompagnement individuel. 

• Vous veillez à instaurer un environnement de travail respectueux, inclusif et favorable au bien-être des équipes. 

• Vous maîtrisez les techniques de communication et adaptez votre discours à des interlocuteurs variés, tant à l’oral qu’à l’écrit. 

• Vous êtes à l’aise dans la gestion des situations conflictuelles et privilégiez le dialogue, la médiation et la recherche de solutions constructives. 

• Vous démontrez une réelle aptitude à conduire le changement et à accompagner les équipes dans des contextes d’évolution organisationnelle ou réglementaire. 

• Vous possédez une vision stratégique vous permettant de traduire les orientations de l’administration en actions concrètes et en objectifs opérationnels. 

CONDITIONS D’ACCES 

1. Être Belge ou citoyen de l’Union Européenne

2. Être dans une des deux conditions suivantes :  

• Détenir un master ou assimilé reconnu par une des Communautés belges
• Être agent statutaire définitif de niveau A (grade égal ou supérieur à secrétaire d’administration) au sein de l’administration d’Anderlecht ou dans une autre institution publique belge ;

3. Pouvoir fournir un extrait vierge du casier judiciaire (modèle 595) datant de maximum trois mois d'ancienneté à la date de dépôt de la candidature

4. Jouir des droits civils et politiques

5. Disposer d’une expérience de minimum 2 ans dans une fonction de Management

Offre

• CDI à temps-plein ou statutaire 

• Possibilité de formation continue sur le terrain 

• Prise en charge des frais de déplacement, chèques-repas, prime de bilinguisme, …  

• Régime de congé attrayant  

• Assurance hospitalisation collective, service social collectif (indemnités, primes lors d’événements)  

• Pension complémentaire pour le personnel contractuel 

• Reconnaissance de l’expérience professionnelle (Secteur Public + 6 années maximum du secteur privé)  

• Echelle barémique niveau A4 temps plein (min. 4411,23 € brut/mois et 5013,39 € brut/mois avec 6 ans d'expérience) 

• Prime de bilinguisme 410,64€ brut/mois (Sous réserve de l’obtention du certificat de bilinguisme) 

Procédure

1. Épreuve écrite portant sur des matières en relation directe avec l’administration communale : 100 points.  

• Nouvelle Loi Communale  

• Nouveau Code Électoral Communal bruxellois  

• Droit administratif  

• Droit civil  

• Législation sur les étrangers  

2. Epreuve orale : 100 points.  

Il s’agit d’un entretien sur des questions d’ordre général et professionnel visant à évaluer la motivation, les connaissances de l’administration communale et les compétences reprises dans l’offre d’emploi, en complément des évaluations réalisées lors de l'épreuve d’assessment.  

CONDITIONS DE REUSSITE 

Pour réussir l’examen, les candidats doivent obtenir au moins 50% des points attribués aux épreuves 1 et 2. En outre, les candidats doivent également obtenir 60 % des points sur le total attribué pour l’ensemble des deux épreuves susmentionnées. 

CLASSEMENT ET RESERVE DE RECRUTEMENT 

Le Conseil communal arrête la liste des lauréats de l’examen. Les candidats ayant réussi, seront classés dans une réserve de recrutement. 

La réserve de recrutement sera valable pendant deux ans à partir de la date à laquelle le Conseil communal aura arrêté les résultats de l'examen. 

STAGE ET NOMINATION :

Une période de stage de 12 mois minimum doit être effectivement prestée.
Le stage peut être prolongé de six mois maximums.

Trois rapports de stage sont rédigés.

Le stagiaire reconnu "APTE" au terme du stage est nommé à titre défintif.

Postuler

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Documents à joindre lors de l'inscription :

• CV
• Diplôme de Master ou équivalent ou preuve de nomination définitive dans le niveau A
• Extrait récent (moins de 3 mois) du casier judiciaire-modèle 595 - général

Les candidatures incomplètes (n’incluant pas tous les documents requis) ne seront pas prises en considération

Informations supplémentaires

La commune d'Anderlecht sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de genre, d'origine, de croyance, de handicap ou de nationalité. Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.