Financieel en administratief projectcoördinator

Bij de Technische Diensten werkt een enthousiast team dagelijks aan het beheer en onderhoud van een indrukwekkend patrimonium van historische gebouwen tot ultramoderne onderzoeksfaciliteiten. Zo bouwen we mee aan de wetenschap en technologie van morgen.


Je wordt een teamlid van Werfcoördinatie: wij staan in voor de opvolging van de uitvoering van grote projecten (nieuwbouw of verbouwing). We treden hierin op als coördinator van de werken en nemen zowel de bouwtechnische als de juridische aspecten bij de uitvoering op.
Ter versterking van ons team en binnen het kader van een ambitieuze investeringsplanning zijn wij op zoek naar een financieel en administratief projectcoördinator. Functieomschrijving Je volgt de financiële en administratieve aspecten van de uitvoering op. Hiervoor heb je de nodige kennis van de wetgeving overheidsopdrachten of ben je bereid deze op korte termijn te verwerven. Je staat de projectleider bij met je kennis van de wetgeving Overheidsopdrachten en ondersteunt die bij het correct opvolgen van alle administratieve processen van de uitvoering.
Je staat o.a. in voor volgende administratieve taken:

• prijsvergelijkingen opmaken bij aanbestedingen
• opmaken van het PV van onderzoek bij aanbestedingen
• administratieve afhandeling technische fiches
• opmaak bevel tot aanvang/schorsing
• up-to-date houden van plannenlijsten en lijsten technische fiches
• opmaak wijzigingsbevelen
• verwerking van vorderingsstaten
• opmaken van werfverslagen
• occasioneel aanwezig zijn op een werfvergadering om de administratie met de externe aannemers op te volgen

Je helpt met het bijhouden van de financiële opvolging van het project. Hiertoe vul je budgetoverzichten aan maar maak je ook inschattingen van mogelijke boetes, claims, herzieningen.
Je werkt hiervoor samen met collega's in dynamische teams. Die teams bestaan meestal uit een projectleider, een projectingenieur en een projectcoördinator uitvoering. Projecten die we op deze manier al gerealiseerd hebben zijn bijvoorbeeld Onderwijs & Navorsing 1bis, Onderwijs & Navorsing 6, BioScience, STEPS.
Je werkt hiervoor ook samen met o.a. externe ontwerpers, ingenieurs, veiligheidscoördinatoren en aannemers. Sommige projecten zullen gerealiseerd worden in algemene aanneming, voor andere wordt dit mogelijks gesplitst in een aantal loten waarvan je dan de financiële en administratieve opvolging opneemt.
Om de opvolging en de administratieve processen zo vlot mogelijk te laten verlopen, denk je ook mee na over de vereenvoudiging en de digitalisering van deze processen en werk je workflows uit binnen de context van Technische Diensten. Profiel

• Je hebt bij voorkeur een masterdiploma (richting bouw, economie of juridisch) of je hebt een gelijkwaardig niveau door je ervaring.
• Je hebt interesse in (ver)bouwprojecten en wil meewerken aan het bouwproces.
• Je kan vlot werken met Word en Excel; SAP is een pluspunt.
• Je hebt kennis van en interesse in het werken met sharepoint, goedkeuringsflows, documentenbeheersystemen.
• Je werkt nauwkeurig en zelfstandig en je kan ook goed samenwerken. Je bent proactief en klantgericht ingesteld.
• Je hebt goede sociale en communicatieve vaardigheden.

Aanbod

• Wij beogen een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur.
• Ben je onmiddellijk inzetbaar om alle opdrachten van deze functie volwaardig in te vullen, dan start je in graad 7. Beloftevolle kandidaten die nog niet meteen alle opdrachten kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 6. Graad 8 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen. 
• Klantgericht, Waardering, Initiatief, Samen en Professioneel zijn onze kernwaarden. Ze zijn de leidraad voor hoe we met collega's, klanten en externen omgaan.
• Hybride werken is mogelijk in deze functie. Daarbij streven we naar een evenwichtige combinatie van on campus werken en telewerken.
• We hechten belang aan een goede werk-privébalans van al onze medewerkers.
• We voorzien een uitgebreid aanbod aan opleidingen voor jouw persoonlijke en professionele groei.
• Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering, extra verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, (elektrische) bedrijfsfiets of leasefiets en een fietsvergoeding.