Office Assistant Vehicle Processing Center | Zeebrugge

Inhoud van de administratie
Samen met de klant uitwerken en optimaliseren van administratieve workflows en ordercodes, zodat op de werkvloer de juiste opdrachten worden uitgevoerd, de opvolging door de logistiek-administratieve medewerkers optimaal verloopt en de facturatie correct is.
Opmaak van correcte bestekken, zowel volgens de geldende herstelmethodes en de regels van de kunst als volgens de prijsafspraken met de klant. Instaan voor het claimen van logistieke en warranty-herstellingen en het registreren van eigenschade.

Afstemmen van het facturatieproces met de klant en de boekhouding van ICO, zodat betalingen correct en tijdig kunnen worden afgehandeld. Streven naar 100% geautomatiseerde facturatie, met borging van een volledige en correcte manuele facturatie waar nodig.
Coördineren van aankopen (o.a. accessoires en repaironderdelen) en zorgen voor correcte boeking op de juiste kostplaats, in afstemming met productieboekhouding en magazijn. Toezien op een volledige en correcte betaling en/of doorfacturatie.

Opleiding, Werkverdeling en opvolging
Je bent verantwoordelijk voor het borgen van de administratieve taken gedurende het volledige jaar. Met andere woorden: de werkverdeling binnen het team dient zodanig georganiseerd te worden dat deze continue gewaarborgd blijft. Daarnaast zorg je voor de nodige opleidingen binnen je team, zodat er voldoende flexibiliteit is en de juiste skills aanwezig zijn, rekening houdend met de vaste kosten.
Innovatie en optimalisaties
Om nieuwe uitdagingen aan te kunnen, blijven we inzetten op innovatie. Je bent proactief in het aanbrengen van verbetering, bespreekt deze met de VPC Manager en neemt hierin het nodige initiatief. Een belangrijk aandachtspunt is het up-to-date houden van de repair tools, warehouse modules en claimsystemen.

Rapportering en communicatie
Je rapporteert op een klantvriendelijke en professionele manier richting klanten. In overleg met de CSM’s en CSE’s stem je af wie instaat voor welke administratieve taken en klantcommunicatie.

Peoplemanagement
Oplossen van problemen binnen het team en zorgen voor het opleiden en motiveren van medewerkers.
Formeel en informeel coachen van medewerkers, inclusief het organiseren en opvolgen van trainingsbehoeften en -wensen.
Aanwerven van nieuwe medewerkers, waaronder interims, in opdracht van de VPC Manager.

Profiel

Technische competenties
PC: Excel (grondig), Word, e-mail
Talen: Nederlands en Engels
Rijbewijs: B
Functiespecifieke competenties
Plannen, organiseren en opvolgen
Coachend en taakgericht leidinggeven
Sterke communicatieve vaardigheden
Punctueel en gedreven in het opzetten van nieuwe werkflows en probleemoplossing
Stressbestendig
Teamplayer met een sterke verantwoordelijkheidszin

Aanbod

• Contract van onbepaalde duur
• Locatie: Zeebrugge
• Bachelor in een administratieve richting
• 38-urenweek
• Dagshift
• Waarden: Integriteit, Intensiteit, Innovatie
• Maaltijdcheques en ecocheques
• Groepsverzekering
• Hospitalisatieverzekering
• Cafetariaplan
• Diverse opleidingsmogelijkheden

Ben jij de geschikte kandidaat?
Wacht niet langer en solliciteer dan nu via de sollicitatieknop met jouw CV. We beantwoorden zo snel mogelijk jouw kandidatuur.
Je mag ook je CV met vermelding van de referentie mailen naar : Voir email sur easyapply.jobs

Maak je liever een afspraak? Graag even bellen om de afspraak vast te leggen: Voir le numéro de téléphone sur easyapply.jobs

Vermeld steeds de referentie 48459
Veel succes en hopelijk tot binnenkort!