Administratief Medewerker - Leuven en Kessel-Lo M/V/X

Beschrijving van de functie

Met twaalf campussen, ruim 10.000 cursisten en meer dan 430 gedreven medewerkers is Qrios een toonaangevend centrum voor volwassenonderwijs in Vlaams-Brabant en Limburg. Als cvo bieden we opleidingen aan in dag-, avond- en weekendonderwijs, aangevuld met flexibel contractonderwijs in samenwerking met bedrijven. Bovendien is Qrios erkend als EVC-testcentrum.

Onze expertise beslaat twaalf studiegebieden met meer dan 150 opleidingen. We focussen daarbij sterk op tweedekansonderwijs, beroepsopleidingen en NT2 (Nederlands als tweede taal), maar bieden ook een breed aanbod voor persoonlijke ontwikkeling. Bij Qrios zetten we elke dag in op kansen creëren, talent versterken en mensen laten groeien, ongeacht hun vertrekpunt

Situering:

Voor campus Leuven (Dekenstraat 3, 3000 Leuven) en Kessel-Lo (Grensstraat 1B, 3010 Leuven) zijn wij op zoek naar een administratief medewerker voor een voltijdse opdracht.
De administratief medewerker ondersteunt de dagelijkse werking van CVO Qrios door het uitvoeren van diverse administratieve en organisatorische taken. De functie draagt bij aan een correcte, efficiënte en klantgerichte dienstverlening voor cursisten, medewerkers en externe partners.

Jouw profiel

Het takenpakket omvat:

1. Onthaal & cursistenadministratie

• Verwelkomen en informeren van cursisten, bezoekers en medewerkers.
• Inschrijvingen van cursisten verwerken en opvolgen.
• Attesten, CF en andere administratieve documenten verwerken.
• VDAB registraties (opleiding).
• Telefonische en digitale vragen beantwoorden en doorverwijzen.
• Ondersteunen bij inschrijvingen, attesten, cursistendossiers, betalingen en administratieve verwerking.
• Helpen bij het beheer van cursistenregistraties in de gebruikte systemen.

2. Administratieve ondersteuning

• Uitvoeren van algemene administratieve taken zoals documentbeheer, postverwerking, agendabeheer en databundeling.
• Voorbereiden van documenten, formulieren, verslagen, presentaties en facturen.
• Ondersteunen van interne processen zoals bestellingen, registraties en interne communicatie.

3. Ondersteuning van teams & dienste n

• Administratieve ondersteuning bieden aan leerkrachten, coördinatoren en campusmanager.
• Mee voorbereiden van overlegmomenten, vergaderingen en activiteiten (planning, materialen, uitnodigingen.).
• Helpen bij logistieke of organisatorische taken indien nodig.

4. Communicatie & informatiebeheer

• Verzenden van interne en externe communicatie volgens vaste procedures.
• Opvolgen en aanvullen van informatie op digitale kanalen (bv. inschrijvingssystemen, interne platforms).
• Correcte en duidelijke informatie verstrekken aan cursisten en medewerkers.

5. Kwaliteit & opvolging

• Toepassen van interne procedures en bijdragen aan een kwaliteitsvolle dienstverlening.
• Signaleren van problemen of verbeterpunten aan de campusmanager.
• Correct en accuraat werken volgens deadlines en afspraken.

Profiel

• Denkniveau op bachelorniveau.
• Vlot en nauwkeurig administratief werken.
• Goede digitale vaardigheden (MS Office, platformen voor cursistenadministratie.).
• Kennis van Athenasoft is een pluspunt.
• Klantvriendelijkheid en duidelijke communicatie.
• Vlot, correct en professioneel schrijven in het Nederlands.
• Discretie en respect voor vertrouwelijke gegevens.
• Basiskennis van administratieve processen of bereidheid om dit snel aan te leren.
• Organisatorisch sterk en goed in plannen.
• Stressbestendig en flexibel bij piekmomenten.
• Collegiaal, teamgericht en hulpvaardig.
• Betrouwbaar en zelfstandig.
• Bereid zijn om een cursistenadministratie-opleiding te volgen , eind augustus.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

• Een voltijds contract t.e.m. 31/08/2027 (met optie op verlenging).
• Werkuren (32u = voltijds):
  • Ma, Di, Do en Vr: 13:30u tot 16:30u (Dekenstraat)
  • Ma, Di, Wo, Do, Vr: 17:00u tot 21:00u (Grensstraat)
• Een boeiende en afwisselende job in een dynamische werkomgeving.
• Een warm team van fijne collega's waar je je meteen thuis voelt.
• Verloning volgens onderwijsbarema 122 (diploma secundair onderwijs) of 158 (Bachelor) (Enkel anciënniteit uit de openbare of onderwijssector kan worden meegenomen.)
• Mogelijkheid tot het activeren van een voordelige hospitalisatieverzekering die speciaal voor ons onderwijsaanbod werd uitgewerkt.
• Toegang tot Benefits at Work .
• Lerarenkaart .
• Eindejaarstoelage (op basis van je prestaties).