Event en Office Assistant

POM Limburg, de economische regisseur van de Provincie Limburg, heeft jou nodig.

Ready to apply Before you do, make sure to read all the details pertaining to this job in the description below.
Bij POM Limburg maak jij het verschil als:
Functieomschrijving

Je ondersteunt in de uitvoering van diverse kleine en middelgrote events waarbij je waakt over de kwaliteit, van voorbereiding tot opvolging achteraf
Je biedt algemene administratieve en organisatorische ondersteuning aan het team, afhankelijk van de noden binnen de organisatie en jouw sterktes. Geen dag is dan ook hetzelfde
Je vraagt offertes op, vergelijkt leveranciers en volgt reservaties en contracten op (locaties, catering, techniek, …)
Voor grotere events kan je een duidelijke planning opstellen, deadlines bewaken en afspraken en voortgang controleren
Je stemt af met interne stakeholders (projectmanagers, experten, communicatieteam) en externe partners zoals een eventbureau en zorgt dat iedereen tijdig de juiste input aanlevert
Je beheert deelnemerslijsten en zorgt voor een vlotte inschrijvings- en opvolgingsflow
Je zorgt voor een vlekkeloze logistieke voorbereiding (zaalopstelling, materialen, signalisatie, ontvangst, …)
Je zorgt voor uniforme werkwijzen door het gebruik en onderhoud van templates, checklists en draaiboeken
Je springt mee in bij onthaal- en office taken en fungeert als back-up voor andere collega’s waar nodig
Profiel

Je beschikt minimum over een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring. Je hebt minimum 3 jaar ervaring in coördinatie van events en processen.
Je bent praktisch, oplossingsgericht en werkt vooral heel erg gestructureerd.
Je bent hands-on: je wacht niet af, maar stelt verbeteringen proactief voor. Ook on site coördineer je een event doelgericht.
Je bent sociaal ingesteld en gebruikt je sterke onderhandelingsvaardigheden om de beste deals af te dwingen. ? Je bent flexibel ingesteld en schakelt vlot tussen verschillende taken, deadlines en prioriteiten.
Je kan zowel zelfstandig als in team werken en neemt op het juiste moment initiatief.
Je werkt vlot met de meest gangbare Office-pakketten voor planning, administratie en eventorganisatie en maakt je snel nieuwe systemen eigen. Je communiceert helder, vlot en professioneel in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
Aanbod

Je werkt op Corda Campus, één van de economische hotspots van Limburg, in een groene en inspirerende campusomgeving.
Een stimulerende werkomgeving met maatschappelijke impact.
Een competitief loon en een goed werk-leefkader met degelijke verlofregeling. Je relevante ervaring telt mee in de berekening van jouw anciënniteit (tot max. 20 jaar).
Je kan rekenen op een opleidingsbudget dat je inzet afgestemd op jouw ervaring en competenties.
POM Limburg is een duurzame organisatie. xbpgvfh Je kan rekenen op een fietsvergoeding, deelnemen aan het fietsleasingprogramma, rustig reizen in eerste klas op weg naar het treinstation op onze campus en gebruikmaken van de deelwagens van Corda Campus.