Regional Night Transport Coordinator - regio Wallonië Henegouwen - voor AMP (Bpost company)

Functie :

Voor het managen van de distributie van de krantenabonnementen tijdens de nacht voor een pilootproject in regio Wallonië, zijn wij op zoek naar een Regional Night Transport Coordinator . Deze functie zal binnen het Operations B2C departement rapporteren aan de Operations Manager B2C. Er zijn 4 regio’s, dus je maakt deel uit van een nachtteam van 4 Regional Night Transport Coordinators.

De Regional Night Transport Coordinator is verantwoordelijk voor de operationele coördinatie in de nacht van de verschillende locaties binnen één regio, die betrokken zijn om de distributie van de krantenabonnementen te organiseren.  

Verantwoordelijkheden :

• Je bent verantwoordelijk voor een nachtteam van zo’n tweetal “Local Quality Operators” op termijn. Zij roteren in de verschillende depots om de kwaliteit van de krantenverdeling op te volgen – dit in nauwe samenwerking met de onderaannemer. Jouw team verwerkt klachten en probeert ze samen met de onderaannemer te verhelpen / vermijden. Elke klacht en elke ontbrekende krant is een probleem en wordt aangepakt. Je hebt elke nacht overleg met jouw team (hetzij persoonlijk, hetzij via afstand). Je stuurt hen aan, volgt hun activiteiten op, bent hun aanspreekpunt gedurende de nacht, zorgt voor hun opleiding en coaching in de functie.
• Je staat samen met jouw team in voor de opvolging van allerlei klachten en problemen aangaande verdeling van de krantenabonnementen en zorgt binnen de afgesproken timing (binnen 48u) voor een antwoord op de klachten binnen uw regio. Je volgt hiervoor nauwgezet het nodige op in SUMO, namelijk de centrale applicatie voor het beheren van abonnementen.
• Je team is het eerste aanspreekpunt tijdens de nacht voor de contactpersonen van de externe transporteurs die instaan voor de distributie van krantenabonnementen, echter als Regional Night Transport Coordinator overzie je alles overkoepelend, volgt op en staat bij waar nodig. Je roteert ook tussen de verschillende depots in je regio, zodat je de lokale situatie goed onder controle houdt.
• Je bent operationeel nauw betrokken bij de gefaseerde implementatie van de verdeling van de krantenabonnementen in de nachtoperaties. Je neemt een coördinerende rol op tijdens deze projectfase telkens er een nieuwe locatie wordt toegevoegd in jouw regio van waaruit de routes voor krantenabonnementen zullen vertrekken. Je communiceert hiervoor duidelijk met de dagploeg, en escaleert indien nodig. 
• Je werkt nauw samen met de dagploeg, zo ook onder meer met het transport departement dat onder meer instaat voor de definitie van de routes en de aanlevering van de kranten, met het aankoop-team die instaat voor de contractuele afspraken met de externe transporteurs, en met het klachtenteam die de klachtenopvolging overdag doet. Je coördineert eventuele veranderingen in het vervoer 's nachts om ervoor te zorgen dat elk abonnement op tijd wordt uitgedeeld. Je rapporteert systematisch eventuele problemen of klachten die zich voordoen in de nachtoperaties aangaande routes, transporteurs, ...
• Je staat mee in voor de verplichte controles en audits tijdens de nachtoperaties van de externe transporteurs op de zaken waarmee zij reglementair in orde dienen te zijn ingeval van sociale inspectie. Je volgt hierbij de richtlijnen en procedures die vanuit het transport departement worden aangereikt. Je waakt er op dat deze controles systematisch in jouw regio correct gebeuren op alle locaties die onder jouw hoede vallen en dat de actieplannen strikt worden nageleefd.
• Je werkt in de nachtoperaties actief mee aan de goede uitvoering van de noodplannen voor verschillende mogelijke nood scenario’s. Bijvoorbeeld ingeval van staking, ingeval van onverwachtse omstandigheden zoals faillissement van een transporteur, laattijdige leveringen, onverwachtse weersomstandigheden of milieurampen, technische of systeem storingen, … In voorkomend geval coördineer je eveneens mee de uitvoering van het betreffende noodplan (hetzij van op afstand, je verplaatst je in de nacht naar andere locaties binnen uw regio indien nodig).
• Je draagt bij met ideeën en initiatieven in het kader van continuous improvement om de transport activiteiten voor de krantenabonnementen te optimaliseren en bepaalde problemen of klachten structureel in de toekomst te vermijden in jouw regio. Je deelt bijvoorbeeld ook spontaan best practices met jouw collega Regional Night Transport Coordinators met als doelstelling om maximaal efficiënt en uniform te werken in elke regio. Jullie fungeren ook als back-up voor elkaar ingeval van afwezigheden.
• Je volgt nauwgezet de kpi's en rapporteringen op die relevant zijn voor de verdeling van de kranten van uw regio en formuleert actieplannen indien nodig. Je communiceert actief in uw regio en team over de KPI's en resultaten en enthousiasmeert alle betrokkenen in uw regio om de doelstellingen maximaal te behalen.

Profiel :

• Je beschikt over minimum 5tal jaar ervaring in een gelijkaardige logistieke, transport of distributie omgeving, bij voorkeur met ervaring in de nacht .
• Je bent een sterke manager, die erin slaagt zijn team op te volgen vanop afstand.
• Je bent sterk tweetalig Frans en Nederlands, en Engels is een pluspunt .
• Je beschikt over sterke coördinatie skills en kan goed autonoom beslissen en handelen.
• Je bent minutieus en rigoureus , administratieve taken, handel je snel en efficiënt af.
• Je hebt een ‘no-nonsense’ mentaliteit en ‘can-do’ ingesteldheid, je bent een operationele problem solver .
• Je bent niet de persoon die zit te wachten op een antwoord op een mail, je bent de persoon die actie neemt om mensen persoonlijk te bellen of face-to-face te spreken.
• Je beschikt over sterke relationele en people management vaardigheden om met alle betrokken partijen een goede samenwerking op te bouwen.
• Je werkt vlot met verschillende IT systemen en MS Office applicaties (zoals onder meer ook met Excel, met Track&Trace applicaties, app op de gms, routeplanners, etc) en je traint de onderaannemers, hun chauffeurs en jouw team hier ook in.
• Je bent flexibel ingesteld qua werkplek en werkuren en bereid om u af en toe ook in de bredere regio Wallonië en Vlaams-Brabant te verplaatsen indien nodig.

Aanbod :

• Je komt terecht in een sterk gedreven operations team dat permanent streeft naar optimalisatie van processen op een duurzame manier.
• Voltijds kadercontract van onbepaalde duur (38u/week). Je werkt concreet 5 nachten per week en 7u36min per nacht . Je werkt in een regime van zondagnacht tot vrijdagnacht. Je beheert je agenda autonoom en werkt typisch tussen 00:00- en 10:00u.
• Zaterdagochtend is de belangrijkste dag voor de krantenbedeling, dus je bent bereid minimum 1 zaterdag op 2 te werken (tot omstreeks 10u).
• Je beoefent een kaderfunctie binnen onze organisatie met een competitief salarispakket en extra-legale voordelen (zoals een bedrijfswagen met tankkaart, laptop, gsm, hospitalisatie- en groepsverzekering, ambulante zorgverzekering), een jaarlijkse target bonus, maaltijdcheques van 10€ per dag, sectorpremie. Telewerk is occasioneel mogelijk indien de agenda het toelaat. Naast de 20 wettelijke verlofdagen geniet je tevens van 10 extra-legale kaderverlofdagen.