Verantwoordelijke Administratie en HR M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Over Rotor :

Rotor, opgericht in 2006, is een vzw waarvan het DNA wordt gekenmerkt door de grote nieuwsgierigheid van haar leden naar vraagstukken rond grondstoffen en materiaalstromen in de bouwsector, evenals door hun inzet voor het bevorderen van praktijken op het gebied van behoud, terugwinning en hergebruik in deze sector. Al snel vertaalde deze inzet zich in een specifieke expertise: het hergebruik van materialen. Door theorie en praktijk te combineren, komt de werking van Rotor op verschillende manieren tot uiting: ontwerp en inrichting van ruimtes, onderzoeksprojecten, adviesopdrachten voor verschillende opdrachtgevers, onderwijs en de organisatie van tentoonstellingen.

Tegelijkertijd heeft Rotor een eigen activiteit opgezet voor het demonteren en doorverkopen van bouwelementen, die in 2016 de vorm aannam van een nieuwe coöperatieve vennootschap: Rotor Deconstruction (ook bekend als: Rotor DC).

Met hun grensverleggende werk worden Rotor en Rotor DC erkend als belangrijke spelers in de totstandkoming van een circulaire economie in de bouwsector, zowel in België als in de buurlanden.

Context en team :

Rotor is een kleine, dynamische VZW waarvan de omvang en samenstelling variëren naargelang de projecten en de voorstellen van de medewerkers. Momenteel bestaat het team uit 12 werknemers, waaronder 10 projectleiders, een financieel verantwoordelijke en een verantwoordelijke voor administratie en HR. In FTE's komt dit neer op 7,6 FTE's, aangezien het hele team deeltijds werkt. Het team verwelkomt ook twee stagiaires met een betaalde stageovereenkomst.

Het doel van Rotor om de algemene werkwijze in de bouwsector te veranderen, komt ook tot uiting in de eigen werkorganisatie: het team heeft ervoor gekozen om zich op een niet-hiërarchische manier te structureren.

Beschrijving van de functie

We zijn op zoek naar een nieuwe collega om de functie verantwoordelijke van administratie en personeelszaken in te vullen. Deze rol is een unieke, afdelingsoverschrijdende functie (samen met financiën) binnen Rotor en biedt een sleutelpositie in het team en bij het begeleiden van de ontwikkeling ervan.

De belangrijkste verantwoordelijkheden en taken van de functie zijn:

- Onderdeel  ¿Personeelszaken (HR)¿ : 

• In samenwerking met het team een personeelsbeleid ontwikkelen dat is afgestemd op de omvang, de behoeften en de waarden van de vzw (opleiding, feedbacksysteem voor de medewerkers, beloningsbeleid, telewerken, ...). Zorgen voor de juridische conformiteit ervan, evenals voor het bijwerken van interne documenten (arbeidsreglement, ...).
• Het initiëren en structureren van werkzaamheden rond transversale thema's (werkgroep over inclusiviteit of de invoering van nieuwe salarisschalen, het organiseren van teambuildingsdagen, enz.)
• Zorgen voor de administratieve opvolging van het personeel en individuele verzoeken: contracten, addendum, aanvragen voor specifiek verlof, problemen op de werkplek, on- en offboarding, ...
• De payroll beheren in samenwerking met het sociaal secretariaat, evenals de interne rapportage.
• Aanwervingen: de wervingsreserve beheren, vacatures definiëren en publiceren, het wervingsproces organiseren.
• Preventie: contact onderhouden met de externe preventiedienst, het preventiebeleid opstellen en de opvolging ervan coördineren.

-Onderdeel  ¿Administratie¿ :

• In samenwerking met het team de administratieve procedures opstellen en toezien op de naleving ervan (klantcontracten, tekenbevoegdheid, bijwerken van het procedurehandboek, enz.)
• Deelnemen aan het bestuurscomité van de vzw
• Infrastructuur: contracten beheren en externe dienstverleners coördineren: verzekeringen, werkmateriaal, gebouw, schoonmaak, enz.
• Secretariaat: de e-mailbox Voir email sur actiris.brussels beheren
• Beheer van de vzw: de wetgeving inzake vzw's opvolgen (en, indien nodig, de statuten aanpassen), algemene vergaderingen organiseren en de bijbehorende documenten opstellen (jaarverslag, notulen, enz.), de contacten met het bestuursorgaan onderhouden.

Over de hele lijn zijn we op zoek naar een collega die bijzondere aandacht besteedt aan de communicatie binnen het team en aan de verschillende hulpmiddelen die zorgen voor een soepele informatiestroom binnen het team: teamvergaderingen, het opzetten van e-maillijsten, het structureren van digitale mappen, enz. Hij of zij zal er ook op letten dat de door het team gekozen bestuursprincipes via de ingevoerde procedures en hulpmiddelen in de praktijk worden gebracht.

Jouw profiel

• Diploma in Human Resources, Management of een verwant vakgebied;
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen een organisatie van vergelijkbare omvang.
• Communicatieve vaardigheden: de functie vereist een zeer goed uitdrukkingsvermogen, zowel schriftelijk als mondeling. Aangezien ons team tweetalig is (Frans/Nederlands), is het noodzakelijk dat u als Nederlandstalige ook een gesprek in het Frans kan volgen. Basiskennis van het Engels is eveneens een vereiste voor algemene communicatie.
• Interesse in of ervaring met alternatieve besluitvormingsmodellen, collectieve intelligentie, enz. 
• Beheersing van basissoftware voor kantoorgebruik

Het mag geen verrassing zijn: deze functie is bedoeld voor iemand die begaan is met milieukwesties en op zoek is naar een functie binnen een betrokken team. Wij zijn op zoek naar een getalenteerd persoon die misschien niet de traditionele opleiding heeft genoten, maar die zijn/haar unieke vaardigheden en ervaring kan inbrengen.

Wat betreft persoonlijke vaardigheden zijn we op zoek naar een collega die bereid is zich in te zetten en het Rotor-project net zo te dragen als elk ander teamlid: zoals hierboven vermeld, staan we voor een niet-hiërarchische organisatie, wat betekent dat elk lid zelfstandig kan werken binnen zijn of haar vakgebied, tegelijkertijd proactief kan bijdragen aan het collectief en respect toont voor de leiding en de genomen beslissingen. De functie vereist bovendien uitstekende organisatorische vaardigheden en nauwgezetheid, het vermogen om taken te prioriteren en een scherp gevoel voor rechtvaardigheid en vertrouwelijkheid. Daar komt nog een flinke dosis creativiteit en vindingrijkheid bij: het werken met hergebruikte materialen blijft een grensverleggende praktijk... onze activiteit, en daarmee onze functie, wordt dus dagelijks opnieuw heruitgevonden!

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

-Tijdelijk contract van één jaar, met uitzicht op een contract voor onbepaalde duur
-Halftijds (19 uur per week). Uurrooster in overleg, met verplichte aanwezigheid op dinsdag.
-Loon: 1563 € bruto per maand. Diverse arbeidsvoorwaarden: eindejaarspremie, sectorale premie en ecocheques volgens de PC200, anciënniteitsverlof volgens de PC337, maaltijdcheques, telefoonabonnement en aanvullende kinderbijslag
-Werkplaats: Evere (Bazellaan 3). Mogelijkheid tot occasioneel telewerken.
-Gewenste startdatum : 1 december 2026

Extra informatie

Specificiteit uurrooster

• Deeltijds werk