Gestionnaire de dossers administratifs et techniques de l’Espace public (h/f/x) Contrat de remplacement à temps plein

Société

L’administration communale de Jette se donne pour mission de créer un environnement accueillant centré sur la qualité de vie des citoyens.

Pour ce faire, elle s’engage notamment à assurer les services administratifs, à garantir un cadre de vie sécurisant où il fait bon vivre, à proposer des infrastructures et des activités éducatives, sportives et culturelles, à organiser et soutenir des animations qui font de Jette une commune conviviale et à favoriser une dynamique de développement économique et de solidarité.

Diversité et inclusion

La commune de Jette promeut la diversité et l’inclusion au sein de son personnel. Les qualités humaines sont déterminantes, et ce, indépendamment de l’âge, de l’origine, du handicap, du genre ou de l’orientation sexuelle.

La commune de Jette s’engage notamment dans une politique active de recrutement de personnes avec handicap. Si vous êtes en situation de handicap, nous vous conseillons de l’indiquer dans votre candidature. L’ensemble des locaux administratifs de la Commune de Jette sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.

Fonction

Mission du poste

Effectuer des tâches essentiellement manuelles ou procédurales, afin d’apporter un support aux services, ou d’améliorer le cadre de vie des usagers.

Dans le respect de la charte « Missions, Visions, Valeurs » de l’administration communale de Jette, l’Assistant administratif Espace public (Propreté publique, plantations, Signalisation routière et charroi) est chargé d’effectuer des tâches administratives, techniques et exécutives bien définies en appui du Chef du Service Gestion technique de l’Espace public. Ces tâches permettent le bon fonctionnement quotidien de l’administration. Il/Elle est le garant de la centralisation des informations et de la bonne circulation de celles-ci dans les services de l’Espace public. Il/Elle contribue à l’image de marque de l’administration en traitant avec diligence et professionnalisme les demandes des usagers et des services internes. Il/Elle veille au respect des règles et des procédures de travail, des délais et règlements en vigueur.

Activités principales

Préparer, rédiger des courriers, assurer le suivi, encoder et archiver des dossiers

• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux plaintes, aux remboursements (containers, panneaux d’interdiction de stationner), aux conventions (graffitis, containers, etc.) et aux règlements taxes : collecte d’informations, documentations diverses, mise à jour et rédaction de courriers ou de documents
• Créer et mettre à jour des outils et procédures :
• tableau de facturation
• tableau des véhicules de service pour les kilométrages parcourus, les contrôles techniques, les entretiens et les réparations (factures)
• Suivi des règlements taxes
• le planning des activités hebdomadaires et à l’organisation des back-up
• inventaire et listing divers : canisites …
• Planifier les aménagements nécessaires à l’espace public en vue d’activités et/ou d’événements (panneaux d’interdiction de stationner et barrière nadar)
• Centraliser, encoder, classer et archiver et mettre à jour les données relatif entre autres aux équipements individuels de sécurité, à la planification des lessives des équipements, à la gestion du stock des pharmacies, etc.
• Aider dans certaines tâches administratives générales : rédaction du rapport annuel, des communications aux membres du service, de procès-verbaux de réunions, factures ou autres courriers divers pour les techniciens, préparation des bons de travail, des bons de commande au Service Achats, des prêts de matériel, etc.
• Assurer les contacts, rapports, conventions et suivis avec l’Agence Bruxelles-Propreté

Réceptionner, encoder les facturations et en assurer le suivi administratif pour les services Gestion technique de l’Espace public (Plantations, Propreté publique, Signalisation routière, Charroi)

Collecter les informations et les descriptions techniques pour aider à la rédaction de certains cahiers de charge de marchés publics et assurer le suivi de la procédure au niveau administratif - la majorité des marchés publics étant toutefois géré par le Service Achats

• Rassembler les éléments du cahier de charges et aider à la rédaction de la proposition de décision Collège et Conseil
• Recherche des soumissionnaires potentiels, envoi des courriers aux soumissionnaires potentiels et transfert des offres aux chefs de service pour la désignation
• Rédiger la DC d’attribution selon le rapport d’analyse des offres et envoi des courriers d’attribution
• Mise à jour du tableau des marchés

Accueillir, informer et orienter le public interne et externe

• Traiter les demandes des citoyens/des usagers/des fournisseurs/des firmes extérieurs/des collaborateurs/ … et en assurer le suivi dans des délais raisonnables
• Informer les collaborateurs internes au service sur les règlements du personnel : les congés, maladies, accidents de travail, etc.
• Assurer le suivi des dossiers des travailleurs article 60
• Gérer administrativement les dossiers relatifs aux peines alternatives

Assurer la bonne gestion d’activités spécifiques du Service Gestion technique de l’Espace public

• Déchets verts : encodage du nombre de visiteurs, des volumes de déchets fournis, gestion de la facturation si nécessaire
• Déchets chimiques et piles
• Gestion de l’occupation de la salle des plantations
• Rédaction et mise en page d’affichettes selon les besoins des services
• Gestion du droit d’auteur sur les « panneaux chien »

Profil

Conditions d’accès

• Diplôme exigé : Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur
• Les candidats porteurs d’un diplôme étranger peuvent participer à la sélection à condition qu’ils aient obtenu une équivalence de diplôme délivrée par la Communauté française ou flamande
• Disposer du brevet linguistique Selor , écrit (article 8) et oral (article 9 ou 10) ou
  être disposé à le réussir
• Avoir un extrait de casier judiciaire

*Seules les candidatures complètes (incluant tous les documents requis) et introduites en ligne (PAS
d’envoi par email) seront prises en considération.

Profil recherché

Savoir

• Institution, structure, missions et fonctionnement de l’administration
• Calcul informatique
• Règlement de Police
• Notion de règlement du personnel
• Notions en marché public

Savoir Faire

• Maitrise des programmes informatiques suivants :

Word ; Excel ; Outlook (mails, agenda); Power Point; Internet; Phoenix; Base de données interne au service

• Compétences linguistiques :

Français - Néerlandais

• Compétences techniques (savoir-faire) liées au métier

Techniques mathématiques et statistiques

• Compétences communicationnelles :

Bonne maîtrise rédactionnelle

• Communication claire et structurée

Savoir Etre

Avoir des compétences et aptitudes parmi la liste suivante:

Coopérer

Travailler avec d’autres à la réalisation d’objectifs. Partager les ressources et agir en se montrant soutenant et solidaire

Structurer son travail

Définir et organiser de manière cohérente les priorités et étapes nécessaires à la réalisation de ses objectifs et/ou activités.

Travailler orienté résultats

Mettre de l’énergie et se montre déterminé à réaliser ses objectifs avec le souci constant de la qualité

Offre

• Contrat de remplacement à temps plein
• Horaire : flottant (début entre 07h00 et 09h00, pause d’une demi-heure minimum entre 11h30 et 13h30, départ entre 15h45 et 18h00)
• Rémunération brute adaptée à l’index actuel à l’échelle barémique de niveau C/D (niveau
  CESS / CESI] sans ancienneté : niveau C : 1.940,53€ ; niveau D : 1.880€ ;
• Valorisation de l’ancienneté sur base des attestations d’occupation des employeurs précédents pour les fonctions antérieures utiles
• Chèques-repas
• Prime linguistique en cas d’obtention du brevet linguistique Selor (épreuves écrite et orale)
• Remboursement 100% des trajets domicile-travail en transport en commun (sncb, stib, tec, delijn)
• NB : Les frais de déplacement en voiture (essence, stationnement) ne PAS pris en charge, et l’administration n’offre pas de facilité en la matière.
• 26 jours de congés légaux
• Récupération des heures supplémentaires sous forme de congés
• Possibilité de suivre des formations
• Prime de fin d’année

Procédure de sélection

1) Présélection

a) sur base des conditions d’accès

b) sur base du CV et/ou d'un questionnaire

2) Épreuves de sélection

a) Éventuelle épreuve écrite ou pratique (savoir et savoir-faire)

b) Éventuel test informatisé (personnalité, capacité d’apprentissage, et/ou intelligence émotionnelle)

c) Entretien oral sur les compétences comportementales (savoir-être) et la motivation, et le cas échéant sur les résultats des tests informatisés

Comment postuler ?

Postulez directement en ligne avec tous * les documents suivants:

- CV

- Copie du diplôme

- Le cas échéant, copie du brevet linguistique Selor (écrit et oral), ou copie de l’inscription à l’épreuve

*Seules les candidatures complètes (incluant tous les documents requis) et introduites en ligne (PAS
d’envoi par email) seront prises en considération.

Les candidats porteurs d’un diplôme étranger peuvent participer à la sélection à condition qu’ils aient
obtenu une équivalence de diplôme délivrée par la Communauté française ou flamande

Langues

Français-Néerlandais

• Disposer du brevet linguistique Selor , écrit (article 8) et oral (article 9 ou 10) ou
  être disposé à le réussir