Project- en evenementenbeheerder - Afdeling Activiteiten voor burgers Niveau B M/V/X

Beschrijving van de functie

De project- en evenementenbeheerder staat in voor de organisatie van evenementen (bv. jaarmarkt en kerstmarkt, businessnetwerkevenementen, jobbeurs, dag van het dierenwelzijn, enz.), van de conceptfase tot de uitvoering. Hij/zij onderhoudt contacten met partners, zoekt leveranciers en dienstverleners, volgt de procedure voor marktbevraging en gunning op, beheert het benodigde materiaal (intern en extern), zorgt voor de opbouw en coördinatie ter plaatse en is aanwezig tijdens de evenementen.

Daarnaast werkt hij/zij mee aan de uitvoering van diverse activiteiten van de dienst, zoals informatiecampagnes, het beheer van horecadossiers en de databank van handelszaken, het beheer van gemeentelijke premies, het actueel houden van databanken, enz.

TAKEN Rechtstreeks rapporteren aan het dienstshoofd (N+1) en samenwerken met de andere medewerkers op de gemeentebestuur.

• Subsidieaanvragen en de rapportering en verantwoording ervan beheren (met Leefmilieu Brussel voor Dierenwelzijn, met Actiris voor Werkgelegenheid)
• Administratief en financieel beheren van de subsidies en voordelen die worden toegekend ter bevordering van de lokale economie
• Beheren en bijwerken van schema's, databases en rapportagetabellen voor HORECA-winkels, met betrekking tot ALE-vouchers (Agence Locale Pour l'Emploi) en bedrijfsvouchers
• Bewaken van horecavergunningen en -overdrachten: beheren van individuele dossiers, voldoen aan de Nieuwe Plaatselijke Wet (art. 117 tot 119) inzake sluitingen en schorsingen
• Identificeren en waarborgen van de uitvoering van belastingverordeningen met betrekking tot de verantwoordelijkheidsgebieden van de afdeling en waarborgen van de correcte inning van belastingen
• Autorisatiedocumenten en ad hoc administratieve maatregelen beheren
• Plannen van alle aspecten van de organisatie van evenementen waarvoor je verantwoordelijk bent (bv. dierenwelzijnsdag, jaarmarkt, kerstmarkt, evenementen en conferenties rond een bepaald thema, activiteiten van het Maison de l'Emploi, enz.), inclusief deelname aan het ontwerp, identificatie van leveranciers en dienstverleners, beheer van het team dat wordt ingezet om het evenement te organiseren (collega's en vrijwilligers), administratief en financieel beheer, communicatie, promotie en organisatie op de dag van het evenement.
• Deelnemen aan de administratieve en budgettaire controle van de afdeling
• In samenwerking met het afdelingshoofd de projecten inzake gelijke kansen beheren
• Elke andere taak die nuttig is met de functie

Jouw profiel

TECHNISCHE VAARDIGHED

• Een bachelordiploma dat relevant is voor de functie
• In staat zijn om projecten te ontwikkelen en te beheren (ontwerp, monitoring en evaluatie)
• Tweetaligheid FR-NL (in het bezit van artikel 9§2 (elementair) - Selor, of bereid deze snel te behalen)
• Vaardigheid in gebruikelijke kantoortoepassingen (Office suite, Publisher, Powerpoint, Canva)
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie (contact met het publiek en opstellen van brieven, nota's, verslagen, enz.) Er wordt bijzondere aandacht besteed aan spelling
• Basiskennis van de regels voor overheidsopdracht
• Ervaring met het beheren van projecten of het organiseren van evenementen en het bewaken van budgetten is een pluspunt

GEDRAGSVAARDIGHEDEN

• Professioneel en integer handelen
• Samenwerken
• Resultaatgericht werken
• Een netwerk uitbouwen
• Verandering sturen
• Communiceren

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

• Voltijds vervangingsarbeidsovereenkomst (37u30 per week)
• Glijdend uurrooster
• Weddeschaal: salarisschaal van niveau B1 van het Sociaal Handvest (maandelijks 3.022,17 € bruto, wettelijke toelagen niet inbegrepen, anciënniteit 0)
• Mogelijkheid rekening te houden met de volledige anciënniteit in de openbare sector en tot 6 jaar nuttige ervaring in de privésector
• Tweetaligheidspremie indien in het bezit van het vereiste taalbrevet
• Tussenkomst in de kosten voor het openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer, fiets- en voetgangerspremie
• MIVB-abonnement
• Voorkeurstarief voor de hospitalisatieverzekering
• 2de pensioenpijler
• Premies van de Collectieve Sociale Dienst + voordelen en korting met Voir email sur actiris.brussels
• Mogelijkheid om 1 dag per week telewerken na een inwerkperiode
• Teambuilding-dagen
• Sport op het werk: maximaal 45 minuten per keer, 2 keer per week tijdens de lunchpauze om deel te nemen aan sportactiviteiten georganiseerd door de gemeente
• Maaltijdcheque van 6,50 € per dag (1,09 € ten laste van de werknemer)

VARIA

• Occasionele avond- en weekenddiensten ((kerstmarkt, rommelmarkten, jaarmarkt, .).