Vacature office manager

Meer dan 2000 professionals omarmen bij Smals elke dag de toekomst door zich in te zetten voor ICT for Society. Hoogtechnologische ICT-systemen zorgen voor meer efficiëntie in de belangrijke sociale verantwoordelijkheidsdomeinen van onze klanten zoals werk, gezin en gezondheid. Het eHealthplatform, een beveiligd uitwisselingsplatform voor medische informatie, zal papieren doktersbriefjes en doktersvoorschriften op termijn overbodig maken. Daarnaast zorgt de ICT-service Dimona er voor dat de RSZ de sociale bescherming van 4 miljoen werknemers snel kan laten evolueren, ongeacht hoe snel ze van job veranderen. Handig? Jazeker, en uitdagend ook. Functieomschrijving Heb je oog voor organisatie en hou je ervan om processen vlot te laten verlopen? Als Administrative Officer Consultancy speel je een sleutelrol in het administratief en organisatorisch ondersteunen van onze leden bij de levering van IT-profielen via verschillende raamovereenkomsten. Je zorgt ervoor dat consultancy-aanvragen efficiënt worden verwerkt, contracten correct worden opgevolgd en alle informatie nauwkeurig wordt geregistreerd. Dankzij jouw gestructureerde aanpak en zin voor coördinatie kunnen onze leden rekenen op een betrouwbare en transparante dienstverlening. Jouw takenpakket:

• Je verwerkt consultancy-aanvragen van onze leden en coördineert de doorstroom ervan naar leveranciers.
• Je volgt de kandidaturen op en zorgt ervoor dat deze tijdig bij de juiste lidinstellingen terechtkomen.
• Je ondersteunt waar nodig de leden bij de administratieve afhandeling van contracten voor geselecteerde consultants.
• Je waakt over lopende contracten: je volgt verlengingen, einddata en eventuele vervangingen nauwgezet op.
• Je zorgt voor een correcte registratie en klassement van alle gegevens, zodat rapportering en opvolging steeds duidelijk en up-to-date zijn.

• Je beschikt over een bachelordiploma en hebt enkele jaren ervaring in procesbeheer of in een gelijkaardige functie.
• Je werkt graag gestructureerd en methodisch en behoudt het overzicht, zelfs met meerdere dossiers tegelijk.
• Je neemt verantwoordelijkheid en zorgt ervoor dat collega’s en leden tijdig geholpen worden.
• Je hebt oog voor detail en bent sterk resultaatgericht.
• MS Office kent voor jou geen geheimen.
• Je hebt een zeer goede kennis van de tweede landstaal.

• Je krijgt een gevarieerde, uitdagende en maatschappelijk relevante job waarbij je bijdraagt aan IT-oplossingen die een belangrijke rol spelen in de samenleving. Onze slogan 'ICT for society' weerspiegelt dit perfect.
• Zoek je een goede balans tussen werk en privéleven? Geniet van flexibele werkuren en maak gebruik van ons zeer uitgebreid telewerkbeleid.
• We bieden ruime interne en externe opleidingsmogelijkheden, waardoor je je technische skills en persoonlijke vaardigheden voortdurend kunt aanscherpen.
• We bieden je een competitief salaris, aangevuld met extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, maaltijdcheques, ecocheques, vergoeding voor je woon-werkverkeer (fiets – openbaar vervoer), …
• We voeren een gelijkekansenbeleid en vinden o.a. equal pay belangrijk.