Beheerder contracten - Brussel & West-Vlaanderen (m/v/x)

Jobinhoud

Ben jij administratief sterk  en op zoek naar een  boeiende uitdaging?  Werk je graag met facturen, aankopen en contracten en ga je nauwkeurig te werk?  Ben je pas afgestudeerd of heb je al ervaring: je krijgt de kans om mee te bouwen aan een organisatie met een belangrijke maatschappelijke rol.

Binnen deze functie ben je  verantwoordelijk voor het contractueel, administratief en budgettair beheer van toegewezen contracten en lokale aankopen. Je bent h et centrale aanspreekpunt voor interne klanten en externe leveranciers, ziet toe op de naleving van de wetgeving overheidsopdrachten en  volgt het volledige aankoopproces op van behoefteanalyse tot betaling . Je  bewaakt budgetten , SLA’s en KPI’s, signaleert  risico’s en  adviseert. 

De concrete invulling en verantwoordelijkheid van de functie varieert naargelang je interesses en locatie.

1. Directie Navy Logistics & Support (DNLS) – ZEEBRUGGE

• Het  volgen van vormingen en inwerken in procedures en ILIAS
• Je zorgt voor de aankopen van materiaal en diensten op de toegewezen contracten
• Je zorgt voor de keuringen van geleverde diensten/materiaal (indien van toepassing)
• Tijdig  contractuele problemen identificeren en rapporteren
• Voortgangsvergaderingen opstellen/beleggen/voorzitten/volgen met de opdrachtnemer (eventueel op locatie)
• Kick-offmeeting voorbereiden bij aanvang contract

2. Vliegbasis Koksijde (BKOKS) – KOKSIJDE

• Volgen van  vormingen en inwerken in procedures en ILIAS
• Beheren van alle uitgedrukte behoeftes op de luchtmachtbasis en na  analyse door middel van lokale aankoop uitvoeren
• Opmaken van een budgettaire 5-jaren planning en dit laten valideren richting het hoger echelon
• Budgettaire opvolging tijdens het lopende jaar uitvoeren
• Ondersteuning  bieden in het ontwikkelen van KPI’s en bepalen van prio’s
• Ondersteuning van collega’s en op termijn collega’s bijstaan in hun domeinen (contractbeheer, ILIAS)

3. Directoraat-generaal Material Resources (DG MR) –Divisie Overheidsopdrachten (MRMP)-  EVERE

• Je ondersteunt je aankoopofficier bij het begeleiden van interne klanten bij het aankopen van uiteenlopende producten.
• Je zorgt voor de analyse  van behoeften van klanten en brengt specificaties van producten mee in kaart en dit in samenspraak met je aankoopofficier.
• Je adviseert en zoekt naar oplossingen binnen wetgeving en procedures rond overheidsopdrachten
• Je werkt mee aan aankoopprocedures en contractuele aanpassingen. Daarbij verdedig je de belangen van Defensie.
• Je zorgt voor een nauwgezette opvolging van de aankoopprocedures en garandeert dat elke stap van voorbereiding tot uitvoering correct en volgens de regels verloopt.

4. Competentie Centrum Infrastructuur (CC Infra) - Evere

• Je wordt aangesteld bij een  bureau contracten  met  gedecentraliseerde verantwoordelijkheid voor het toezicht op de uitvoering van bepaalde contracten  namens een of meer defensie-eenheden
• In het kader van deze contracten  stel je , op basis van de aangegeven behoeften, de  bestelbrieven op , evenals de  proces-verbalen voor de opgeleverde werken  of  diensten  en de  goedkeuringen , in samenwerking met uw functionele en/of hiërarchische autoriteit.
• Budgetten bewaken  voor deze contracten, helpt bij het opstellen van de  verschillende  budgetoverzichten , bereidt  periodieke budgetrapporteringen  voor en controleert de budgetdekking  van orders.
• Werken met een IT-systeem voor het  contractuele, budgettaire en logistieke beheer van deze contracten.
• Je ontwikkelt en onderhoudt  contacten met externe bedrijven , de  Leidende Dienst  die verantwoordelijk is voor contracten binnen de afdeling Inkoop Defensie van de afdeling  Overheidsopdrachten (MRMP) en  de materieelbeheerders van het directoraat-generaal  Material Resources (DGMR).

Belangrijk : Je bent bereid in een militair milieu te werken en een veiligheidsverificatie te ondergaan (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten , veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst). 

Door bij het Ministerie van Defensie te gaan werken, erkent en aanvaardt u dat op elk moment tijdens uw dienstverband een veiligheidscontrole vereist kan zijn, afhankelijk van de vereisten van de nationale veiligheid. U verbindt zich ertoe u te onderwerpen aan deze veiligheidsonderzoeken, met inbegrip van die van periodieke aard, overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving, met name de wet van 11 december betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst, zoals gewijzigd bij de wet van 3 mei 2005. 

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Werkgever

Er zijn in totaal 5 vacante plaatsen binnen het Ministerie van Defensie . 

Afhankelijk van je voorkeur zijn er verschillende opties beschikbaar in verschillende eenheden op  verschillende locaties , zoals: Zeebrugge (DNLS), Koksijde (BKOKS) en Evere (MRMP en CC Infra).

Er is 1 plaats bij de Directie Navy Logistics & Support (DNLS)te Graaf Jansdijk 1, 8380 Brugge.
De DNLS   levert technische, logistieke, beveiligings- en facilitaire ondersteuning aan de Marine. Verder zijn ze verantwoordelijk voor de inzet en coördinatie van de TSS-diensten die in of vanuit MBZB werken en bieden ze ondersteuning voor alle klanten van de Marinebasis Zeebrugge. Je komt  terecht bij de ondersectie BSC (bureau scheepscontracten). Je zorgt voor de administratie van de dossiers voor de aankoop van materiaal en diensten voor de contracten met LCUC als leidend ambtenaar. Waarbij je vooral werkt op het contract BENESAM (Belgisch-Nederlandse samenwerking) en daarbij vooral de  contactpersoon zal zijn voor de Nederlandse collega’s. De dienst staat in voor correspondentie van en met de civiele firma’s, opvolgen van bestellingen, magazijnbeheer voor BSC, on-call punctuele opdrachten voor het welzijn van de dienst.

Er is 1 plaats bij de V liegbasis Koksijde (Bkoks)  te Robert Vandammestraat 100, 8670 Koksijde. 
De  luchtmachtbasis Koksijde is vandaag erkend als expertisecentrum voor helikopteroperaties. Deze operaties vinden hoofdzakelijk plaats in het domein  van redding op zee en ondersteuning van de marine. De luchtmachtbasis van Koksijde zal volledig worden gemoderniseerd in het kader van een aantal nieuwe capacitaire ontwikkelingen. Hierbij zal een significant groeitraject voor de Basis worden ontwikkeld in de komende jaren. Het Smaldeel Maintenance is vandaag primair verantwoordelijk voor het onderhoud van de gestationeerde helicopters. Zowel Line als Base Maintenance worden uitgevoerd te Koksijde. Heavy Base Maintenance wordt uitgevoerd bij Airbus Helikopters in Duitsland.  Bureel Lokale Aankoop deel uit maakt van de dienst Logistieke Steun en verantwoordelijk is voor de praktische en administratieve uitvoering van lokale aankopen van de Eenheid.

Er is 1 plaats bij het Competentie Centrum Infrastructuur (CC Infra) te Eversestraat 1, 1140 Evere).
Het Competentie Centrum Infrastructuur staat als studiebureel infrastructuur van Defensie in voor: 

• het uitvoeren van studies en opvolgen van de verwezenlijking van infrastructuur projecten, evenals de administratieve taken hieraan gelinkt; 

• de technische analyses en raadgevingen m.b.t bouwprojecten, schadeclaims, renovaties en facilitaire diensten op aanvraag van de infrastructuur beheerders; 

• de technische opvolging van de andere capaciteiten gelinkt aan infrastructuur.
  

Er zijn 2 plaatsen bij de  Directoraat-generaal Material Resources (DG MR), bij de  Divisie Overheidsopdrachten (MRMP), waarvan 2 plaatsen bij de sectie “Communication and Information Systems (CIS) (MRMP-C), in het Kwartier Koningin Elisabeth, Everestraat 1, 1140 Evere.

De sectie “Communication and Information Systems (CIS)” is, in nauwe samenwerking met de homologe sectie MRC&I-C, verantwoordelijk voor de realisatie, de opvolging en de uitvoering van alle overheidsopdrachten (aankoop of verkoop) in het domein van de Communication & Information Systems.

Het   Ministerie van Defensie is verantwoordelijk voor de verdediging van het nationale grondgebied, de organisatie van missies in het buitenland in een internationale context en in het kader van hulp aan de bevolking bij rampen, zowel op het nationale grondgebied als in het buitenland. Defensie heeft een specifieke structuur en cultuur en is met ongeveer 29.000 medewerkers een van de grootste werkgevers van ons land.

Het  Ministerie van Defensie vormt een gemengde werkomgeving, met zowel burger- als militair personeel, zowel mannen als vrouwen, afkomstig uit een van de drie officiële taalregimes van België.

Hier kan je bijkomende informatie terugvinden over het  Ministerie van Defensie . 

Deelnemingsvoorwaarden

Jouw profiel:

• Je hebt een diploma van bachelor (of gelijkwaardig)
• Je hebt geen ervaring nodig
• Je bent goed in administratie 
• Een goede kennis van Frans is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Procedure

In het kort:

1. We screenen jouw diploma en/of benoemingsbesluit
2. Je legt een test op computer af bij FOD BOSA in Brussel 
   Opgelet! Als er weinig kandidaten zijn, zal deze stap niet georganiseerd worden.
3. Je legt een interview af met een gevalstudie (optioneel) bij FOD BOSA in Brussel (Simon Bolivarlaan 30, 1000 Brussel)

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Solliciteren

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Our offer

Aanbod

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 36.375,61 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Erkenning van de professionele ervaring

• Wat anciënniteit en financiële anciënniteit betreft, houdt de administratie automatisch rekening met jouw dienstjaren in de openbare sector.
• Voor financiële anciënniteit is het mogelijk om diensten in de privésector of als zelfstandige in aanmerking te nemen als de opgedane ervaring relevant is voor de functie die je bij de overheid gaat bekleden.
• Het verzoek om rekening te houden met in de privésector (of als zelfstandige) opgedane beroepservaring moet binnen de eerste 3 maanden na indiensttreding worden ingediend. Het verzoek wordt pas geanalyseerd door de bevoegde dienst nadat je in dienst bent getreden.

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• telewerk is mogelijk (na een inwerkperiode)
• 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar + 3 dagen dienstontheffing van het departement
• 2 extra verlofdagen op 15 november (Koningsdag) en 15 april (verjaardag van de Koning)
• een gesubsidieerde crèche in het militair kwartier (niet in alle kwartieren)
• bereikbaar met het openbaar vervoer
• gebruik van sportfaciliteiten tijdens de werkuren

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
• uitgebreid  opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• uitgebreide  loopbaankansen

• Financiële voordelen
• maaltijdcheques ter waarde van €6 per gewerkte dag
• telefoonvergoeding van €15 per maand
• mogelijkheid tot het krijgen van een  tweetaligheidspremie
• voordelige hospitalisatieverzekering en terugbetaling van eigen bijdragen voor consultaties bij artsen, tandartsen en fysiotherapeuten erkend door Defensie
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• 50% korting op privéverplaatsingen met de NMBS en tussen 20% en 30% op de TEC
• mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
• mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
• voordelen en interessante aanbiedingen via  Voir email sur werkenvoor.be
• allerlei sociale voordelen
• recht op de voordelen van , deze dienst verleent verschillende diensten en organiseert voordelen die het leven van het personeel van Defensie makkelijker of goedkoper maken zoals bijvoorbeeld voordelige vakanties, kortingen via hun webshop, huisvesting in de buurt van de werkplaats en sociale dienstverlening. 
• terbeschikkingstelling van een laptop
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de  website van BOSA .