Onthaalmedewerker - Office manager

Je rol

• • Je verwelkomt cliënten steeds vriendelijk, professioneel en met de glimlach, zowel aan het onthaal als telefonisch.
  • Je bent het aanspreekpunt voor leveranciers van kantoorbenodigdheden.
  • Tussen afspraken alsook aan het einde van de werkdag controleer je de aktezalen en zorg je ervoor dat alles netjes en volledig is voorbereid voor de ontvangst van cliënten de volgende dag.

Daarnaast bied je administratieve ondersteuning aan de notarissen en je collega's:

• Je identificeert nieuwe cliënten en creëert hun dossiers digitaal (inlezen van ID-kaarten en bewaren van identiteitsgegevens in de dossiersoftware).
• Je plant afspraken in voor de notarissen, kandidaat-notaris en de dossierbeheerders.
• Je behandelt inkomende en uitgaande post.
• Je klasseert en archiveert afgesloten dossiers.
• Je organiseert op regelmatige basis interne vergaderingen: je legt de agenda vast, maakt het verslag op en je volgt ook de “to do’s” op.

Zodra je volledig operationeel bent, krijg je de kans om nieuwe kennis op te doen bv. door een deel van de post-akte taken over te nemen.

Je profiel

• Idealiter heb je een opleiding als onthaalmedewerker of als management assistant gevolgd.
• Je hebt ervaring als receptioniste in een juridische sector of je wenst het notariaat te ontdekken. Wij zullen sowieso ons uiterste best doen om van je ervaring samen een succes te maken.
• Je kan goed overweg met de courante informaticatoepassingen (Microsoft Office) en bent bereid om nieuwe toepassingen aan te leren. 
• Je hebt een goede kennis van het Frans.
• Je bent matuur en discreet.
• Je hebt een open, vriendelijke en klantgerichte persoonlijkheid.
• Je kunt je gemakkelijk integreren in een team en houdt van het contact met klanten.

Wij bieden

• een voltijds contract van onbepaalde duur, 37u30 te presteren in 4,5 dagen 
• een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden
• talrijke voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verzekering inkomensverlies, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten en ecocheques
• Gemotiveerd team van 2 notarissen en 12 medewerkers
• Mogelijkheid tot bijscholing en bijwonen van opleidingsdagen
• Gevarieerd cliënteel en afwisselend werk
• Modern goed gelegen kantoor met verbinding tot het openbaar vervoer
• regelmatige groepsactiviteiten