Attaché.e - Coordination & Appui transversal (m/f/x)

Contenu de la fonction

L’attaché·e au sein du service "Coordination & Appui transversal" aura pour missions notamment de :

• Collaborer au sein de la cellule Marchés publics, contribuer à l'analyse et le suivi des dossiers, soutenir les collaborateur·rices de la cellule et conseiller les différents services ;
• Collaborer au sein de la cellule PMO, participer à des projets ou agir en tant que Project Manager, contribuer à la mise en place du planning et des priorités annuelles entre l’Administration et Iriscare ;
• Participer au développement d’une pleine collaboration avec les autres services et directions de Vivalis, assurer le suivi des dossiers dans le cadre des protocoles de collaboration avec le Département des services généraux d’Iriscare (notre institution sœur) ;
• Assurer le suivi de la correspondance, des dossiers et des procédures de travail afin de disposer de documents et de procédures conformes aux directives de qualité ;
• Vérifier, adapter, améliorer la qualité des documents sortants en contrôlant leur contenu et leur forme ;
• Évaluer, adapter, améliorer la communication ainsi que les procédures de travail.

En tant qu'attaché·e au sein du service "Coordination & Appui transversal" , la fonction exige de :

• Contribuer, en lien direct avec sa hiérarchie, à la mise sur pied et au bon fonctionnement de son service ;
• Conseiller, soutenir et informer son/sa responsable de service et son/sa directeur·rice au niveau opérationnel, avec le souci de la qualité, afin d'apporter une contribution dans les compétences dévolues au service "Coordination & Appui transversal" ;
• Contribuer au développement de l'expertise au sein de l'administration, dans le cadre des compétences du service ;
• Collaborer au lancement et au suivi opérationnel de marchés publics, ainsi qu'aux procédures d'achat, dans le respect du cadre juridique en vigueur.

Employeur

Vivalis* est l’Administration de la Commission communautaire commune (Cocom).

Ayant la mission d'améliorer la vie de tous les Bruxellois sur le plan social et de la santé, elle a l'ambition de devenir l'administration de référence dans ces matières.

Vivalis rassemble une centaine de collaborateur∙rices au sein d’une administration active, bilingue, où l'expertise, le sens de la collaboration, l'égalité de traitement et le souci du service aux citoyen∙nes sont les valeurs centrales.

Vivalis se compose de quatre directions, d’un service d’étude et d'un service "Communication" :

• "Santé & Aide aux Personnes" : octroi et renouvellement des agréments des institutions, octroi de subsides, élaboration de nouvelles ordonnances ou d’arrêtés, ... ;
• "Contrôle" : contrôle administratif et contrôle financier des institutions agréées ou subventionnées par la Cocom ;
• "Coordination & Procédures" : services transversaux d’appui aux autres directions (RH, coordination administrative, service juridique) ;
• "Budget & Finances" : contrôle du respect des budgets fixés et de la bonne gestion des dépenses ;
• L' "Observatoire de la Santé et du Social", un service d’étude.

La direction "Coordination & Procédures" est composée d’une équipe multidisciplinaire, répartie au sein de quatre services :

• "Coordination & Appui transversal" ;
• "Ressources Humaines" ;
• "Infrastructure" ;
• "Procédures & Appui juridique".

Cette direction a pour principale mission d’apporter le support administratif, juridique et fonctionnel à toutes les directions de Vivalis. Elle s'occupe également des subsides aux financements des institutions hospitalières et de soins de santé en matière de construction et de rénovation.

Le service "Coordination & Appui transversal" est responsable notamment :

• De l’appui administratif et logistique aux autres directions et services, ainsi que du développement des procédures administratives internes ;
• De la gestion centralisée des contrats et des marchés publics ;
• Du suivi de la gestion de la protection des données et de l’échange d’informations ;
• Du développement et l'harmonisation des documents-types, des procédures et des processus internes ;
• De la méthodologie de la gestion de projets ;
• De la gestion des archives en lien avec la taxonomie qui classifie les documents et leur durée de conservation.

L’attaché·e travaillera au sein du service "Coordination & Appui transversal" de la direction "Coordination & Procédures". Il·elle travaillera sous la supervision directe du/de la premier∙ière attaché∙e responsable du service ou du/de la directeur∙rice "Coordination & Procédures".

Compétences

• Le∙la candidat∙e à l’emploi d’attaché∙e doit être porteur∙euse d’un diplôme de l'enseignement supérieur de type long (licence ou master), de préférence en droit.
• Qualités recherchées: conseiller∙ère expert∙e, gestionnaire d'informations, responsable ou collaborateur∙rice de projets, gestionnaire de dossiers, représentant∙e de Vivalis
• Une expérience dans les marchés publics est un atout ;
• Une expérience en gestion de projet est un atout ;
• Une expérience dans l'appui transversal, les procédures de contrôle de qualité est un atout ;
• Une expérience dans une administration publique ou une connaissance de l'administration publique est un atout ;
• La connaissance de la deuxième langue bruxelloise est un atout.

Offre

• Barème A101 [min. 49.331,34 € ; max. 87.821,88 €] indexé selon le coefficient d’augmentation en vigueur (2,1647 au 01/03/2026);
• Chèques-repas d’une valeur faciale de 8 euros par jour presté (avec une retenue de 1,09 €) ;
• Assurance hospitalisation, en ce compris enfant(s) et conjoint∙e (jusqu’à 66 ans inclus) ;
• Accessibilité aisée via les transports en commun ;
• Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
• Possibilité d’une indemnité vélo et ou d’un abonnement Villo!
• Horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine ;
• Possibilité de télétravailler ;
• 35 jours de congé par an ;
• Service social (avantages collectifs et individuels de nature culturelle, sportive, récréative ou festive) ;
• Nombreuses possibilités de formation ;
• Possibilité de bénéficier d’allocations de bilinguisme avantageuses.

Procédure

Les candidats devront réaliser un test écrit préalable, à distance, qui visera à évaluer leurs compétences techniques. Il durera 45 minutes et devra être finalisé et nous être renvoyé, au plus tard, la veille de l'entretien, à 18:00. La réalisation de ce test écrit est obligatoire pour accéder à l'étape suivant et participer à l'entretien de sélection.

L'entretien de sélection se tiendra devant une commission de sélection qui aura pris connaissance du test. Il durera 45 minutes environ et visera à analyser les compétences professionnelles en rapport avec les exigences de la fonction, la connaissance de notre administration ainsi que la motivation, les intérêts et affinités avec le domaine d'activité.

Certaines questions de l'entretien sont formulées selon la méthode STAR. La méthode STAR est une technique d'entretien comportemental semi-structurée, où STAR signifie Situation, Tâche, Action et Résultat. Il vous est demandé pour chaque compétence, de décrire une situation (professionnelle) que vous avez vécue. Ensuite, vous êtes invité à développer les tâches, votre rôle et les actions que vous avez prises dans cette situation. Enfin, il vous est demandé de décrire le résultat final obtenu.

Les données à caractère personnel transmises via Softgarden dans le cadre de cette annonce ont pour unique finalité de procéder au recrutement de l’emploi décrit ci-dessus. Elles ne seront traitées que pour la présente annonce et ne seront en aucun cas transmises à des tiers. Softgarden ne conserverais donc ces données que le temps nécessaire au traitement de ce recrutement. Pour toute question concernant la protection des données et en cas de souhait d'exercice de votre droit d'accès à vos données, de rectification ou d'opposition, n’hésitez pas à prendre contact avec la personne déléguée à la protection des données à l’adresse : Voir email sur werkenvoor.be . Les candidatures envoyées à cette adresse mail ne seront pas prises en considération.

Postuler

Tout acte de candidature comporte :

• le numéro de référence de cette procédure : 2025_CAT_A1_08 ;
• une lettre de motivation contenant un exposé des titres et expériences que le candidat fait valoir pour postuler à l'emploi ;
• un CV à jour.

Chaque candidature doit être envoyée via le lien pour le 16/08/2026 à minuit. Tout renseignement relatif au contenu de la fonction, à la procédure et à l’équivalence des grades peut être obtenu auprès de Madame Tiffany Pauwels, Assistante administrative - Service RH Voir le numéro de téléphone sur werkenvoor.be ou de Madame Charlot Simoens, Assistante administrative - Service RH Voir le numéro de téléphone sur werkenvoor.be.

Seules les candidatures complètes (CV et lettre de motivation) seront prises en compte. Une première sélection se fera sur base des candidatures reçues. Les candidats correspondants le mieux au profil requis seront invités par téléphone à participer à un entretien devant une commission de sélection. Ces entretiens se tiendront du 24/08/2026 au 04/09/2026 en présentiel (l'administration peut exceptionnellement recourir au distanciel). Aucun report de date ne sera possible.

Informations supplémentaires

Si vous êtes porteur∙euse d'un handicap et que vous avez besoin de certains aménagements pour pouvoir participer à la procédure de sélection, vous pouvez prendre contact avant le 16/08/2026 avec Madame Tiffany Pauwels soit par mail via Voir email sur werkenvoor.be, soit par téléphone Voir le numéro de téléphone sur werkenvoor.be. Les candidatures envoyées à cette adresse mail ne seront pas prises en considération.