Management Assistant - Shopping Ring Kortrijk

Operations management

• Je verzekert het secretariaat (telefoon, e-mails, ontvangen van bezoekers);
• Je ondersteunt de shopping manager en de Facility Manager in hun administratieve taken: beheer van agenda's, organisatie en opvolging van team meetings, organisatie van en deelname aan verschillende vergaderingen en het opstellen van verslagen, opvolging van verzekeringsdossieren, );
• In samenwerking met de Shopping Centre Manager ben je het eerste aanspreekpunt voor huurders en verantwoordelijk voor hun administratief beheer (schriftelijke communicatie, databasebeheer, enz.);
• Je werkt diverse projecten uit en volgt deze op in samenwerking met facility manager, shopping manager en marketingmanager, zoals contacten met leveranciers, budgetanalyses, analyse bezoekersaantallen, organiseren van evenementen, enz. ;
• Je beheert SharePoint en update de verschillende documenten;
• Je bent verantwoordelijk voor de controle van de aankoopfacturen en de verwerking hiervan;
• Je bent verantwoordelijk van het economaat;
• Je bent aanwezig in de shopping Center en zorgt voor permanentie in het weekend in afwisseling met andere collega's;
• Je rapporteert eventuele problemen aan de Shopping Center Manager;
• Je hebt een uitstekende kennis van de Shopping Center, zijn partners en huurders.
  
  

Specialty Leasing & The Point

• Je bent verantwoordelijk voor de prospectie, opmaak en beheer van de tijdelijke contracten, facturatie en het behalen van de opgelegde targets voor de verkoop van tijdelijke pop-ups en verkoopstanden.
• Je zorgt ervoor dat tijdelijke stands voldoen aan de visuele merchandisingvereisten van Shopping;
• Je evalueert de commerciële mix en identificeert potentiële concepten om deze te versterken;
• Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van de kerstmarkten en de eco-days;
• Je beheert de diensten die The Point aanbiedt en hebt een duidelijk beeld van contracten en doelstellingen;
• Je coördineert en speelt een actieve rol in de prospectie naar nieuwe diensten en producten om aan onze klanten aan te bieden
• Je bent verantwoordelijk voor het financiële en operationele beheer van 'The Point' ;
• Je bent verantwoordelijk voor de planning, coaching en training van de The Point medewerkers;
• Zeer uitzonderlijk fungeer je als back-up bij afwezigheid van The Point medewerkers (inclusief weekends)

• Resultaatgericht
• Ambitie
• Flexibiliteit en openheid voor verandering
• Teamwerk
• Communicatieve vaardigheden
• Je beschikt over een diploma hoger onderwijs of gelijkwaardig door ervaring
• Nederlands is jouw moedertaal en je hebt een goede basis kennis in het Frans en het Engels.
• Je hebt een goede kennis van de MS-Office programma's (Word, Excel, PowerPoint, Access en Outlook), een goede beheersing van SharePoint is een pluspunt.
• Je hebt een professionele uitstraling. Daarnaast ben je dynamisch, een uitstekende organisator en zelfstandig in je werkzaamheden.
• Je bent proactief en zoekt naar mogelijkheden om de Shopping Center Manager te ondersteunen
• Je kan vlot communiceren en werkt stipt, nauwkeurig en bent stressbestendig.
• Je bent een administratieve duizendpoot en werkt graag met cijfers.
• Je bent een teamplayer.
• Je hebt geen 9- to-5 mentaliteit en zaterdagwerk schrikt jou niet af.

• Een dynamische werkomgeving in een financieel gezond en beursgenoteerd bedrijf, waar we beseffen dat onze mensen het verschil maken.
• Een marktconform salaris, afhankelijk van je competenties en je ervaring, inclusief extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatie- en groepsverzekering en bonus.

Facturering, Planning, Analyse, Management, Communicatie, Samenwerken, Gegevensbankbeheer, Training, Stressbestendigheid, Frans, Klanten werven, Sharepoint, Communicatie, Outlook, Onderwijs, Coaching, Administratie, Communicatie, Verkoop, Engelse taal, MS Office Suite, Ambitie, Nederlands, MS Excel, PowerPoint

JBRP1_BE