Assistants administratifs Bruxelles & Wallonie (m/f/x)

Contenu de la fonction

Vous aimez les tâches administratives ? Vous êtes attentif aux plus petits détails dans un dossier et vous êtes à la recherche d’un emploi qui a du sens ? Alors, vous êtes la personne que nous recherchons ! 

Le Ministère de la Défense est à la recherche de plusieurs profils d’assistants administratifs pour rejoindre les différents quartiers militaires répartis sur le territoire entre Bruxelles et la Wallonie.

Vous contribuerez au bon fonctionnement des services, à la gestion des dossiers et à l’efficacité des opérations, tout en évoluant dans un environnement où rigueur et engagement sont valorisés.

Au sein d’une équipe réunissant militaires et civils, vous êtes en charge des missions suivantes :

• Vous assurez le soutien administratif de manière autonome au sein d’un domaine spécifique (gestion de projet, secrétariat, ressources humaines, comptabilité et budget, logistique, médical, académique, relations publiques, approvisionnement, recherche et développement, IT, …).

• Vous assurez la  gestion des dossiers administratifs et garantissez le  suivi efficace des procédures.

• Vous participez activement au bon fonctionnement administratif et organisationnel du service, en assurant le  traitement des courriers entrants ainsi que l’ exploitation des données chiffrées pour le suivi des dossiers.

• Vous  traitez les demandes des clients et les informez régulièrement de l’avancement de leur dossier.

• Pour mener à bien vos tâches, vous bénéficierez de directives de la part de votre hiérarchie.

• Vous êtes prêt à vous former et à développer vos connaissances pour acquérir l’expertise requise.

En fonction des quartiers/unités, vous intégrez un domaine spécifique :

Ressources Humaines (HR)

• Vous  assurez la gestion de la boîte mail et du  central téléphonique  du service, en répondant aux questions des employés, en filtrant, transférant et suivant l’ensemble des appels et courriels.
• Vous  collectez et archivez le courrier entrant et sortant ainsi que l’ensemble des documents administratifs quotidiens.
• Vous  assurez le suivi complet des dossiers  des collaborateurs, en veillant à la mise à jour de toutes les informations administratives (présences, absences, mouvements, mutations, promotions, pensions, etc.) et à la gestion de leur situation au sein de l’unité.
• Vous  encodez les informations dans la base de données et vous vous assurez que celle-ci soit à jour.
• Vous  rédigez les ordres journaliers (OJ) afin de communiquer des informations à l’ensemble du personnel.
• Vous  organisez votre planning en coordination avec vos collègues afin d’assurer la répartition des tâches et une continuité du service.
• Vous  organisez et assistez aux réunions en préparant les documents nécessaires, puis en rédigeant et en diffusant les comptes rendus.
• Vous  assurez le suivi médical du personnel (AMT) et la prise de rendez-vous.
• Vous  signalez les problèmes ne pouvant être résolus à votre niveau à votre supérieur hiérarchique ou aux services compétents.

Ressources Matérielles (MR)

• Vous participez à la  préparation, à la rédaction et au suivi des  décisions de gestion et des  directives internes propres aux domaines concernés.
• Vous assurez le  suivi des contrats de nettoyage, de gestion des déchets, d’entretien hivernal et des zones vertes sur l’ensemble du territoire national.
• Vous contribuez au  suivi de la législation fédérale et régionale applicable à ces matières.
• Vous soutenez les responsables des bureaux contrats dans les unités (coaching, appui administratif et technique).
• Vous  coordonnez la distribution et le suivi des demandes d’achat, de maintenance et d’intervention.

Budget & Finances (BUDFIN)

• Vous assurez la  gestion des dossiers administratifs du personnel , incluant les  droits administratifs et pécuniaires , les congés ainsi que le suivi et la planification des prestations.
• Vous  informez et accompagnez les clients sur l’avancement et le contenu de leur dossier (droits, indemnités, attestations, pièces justificatives, absences, fin de carrière, etc.) et veillez à la complétude et la cohérence des informations.
• Vous  appliquez et expliquez la réglementation administrative propre à votre domaine, en vous appuyant sur les procédures et fiches techniques internes, et en soutenant les collègues dans leur application.
• Vous  réorientez les demandes vers les spécialistes du service lorsque celles‑ci dépassent votre champ de traitement.

Santé & Bien-Être (Health & Well-being)

• Vous assurez le soutien administratif du département Santé & Bien-Être en garantissant la gestion des dossiers, l'organisation des activités de prévention, le suivi des communications, la production de rapports et le respect des règles de confidentialité, afin de contribuer à la qualité de vie au travail et au bien-être du personnel.

Opérations & Trainings (OpTrg)

• Vous assurez le soutien administratif du département Opérations & Training en garantissant la gestion documentaire, le suivi des activités opérationnelles et de formation, l'organisation des réunions, la mise à jour des bases de données et la production de rapports, afin de contribuer au bon déroulement des missions et au développement des compétences du personnel.

Readiness & Operations (Acos R&O)

• Vous assurez le soutien administratif du département Readiness & Operations en garantissant le suivi des activités de préparation opérationnelle, la gestion documentaire, la collecte et la consolidation des données, l'organisation des réunions et la production de rapports, afin de contribuer au maintien de la disponibilité opérationnelle et à l'efficacité des opérations.

Appui Juridique

• Vous assurez le suivi administratif des dossiers juridiques et veillez au respect des échéances.
• Vous gérez et archivez la documentation juridique dans le respect des règles de confidentialité.
• Vous coordonnez le traitement des demandes d'avis juridiques émanant des différentes entités de la Défense.
• Vous fournissez un soutien administratif aux juristes dans la préparation des notes, rapports et réunions.
• Vous assurez la gestion des correspondances et le suivi des circuits de validation.

Service Général du Renseignement et de la Sécurité

• Vous assurez le soutien administratif et documentaire du SGRS en garantissant l'enregistrement, le classement, la conservation, la communication et l'archivage sécurisé des documents, dans le respect des règles de confidentialité, de traçabilité et des procédures applicables aux informations sensibles.

Attention : Des conditions d’affectation spécifiques sont d’application pour ce poste (voir ci-dessous).

É cole Royale Militaire (ERM)

• Vous apportez un soutien administratif au personnel pédagogique civil et militaire ainsi qu’aux étudiants, aux candidats et aux stagiaires membres de la seule université bilingue du Royaume.

Secrétariat

• Vous traitez le courrier entrant et sortant (papier et électronique).
• Vous gérez la rédaction , mise en forme et diffusion de courriers , notes et rapports.
• Vous encodez et mettez à jour des données dans les systèmes informatiques.
• Vous veillez au classement , à l'archivage et à la numérisation des documents .
• Vous vous occupez de la gestion des dossiers administratifs et du suivi des échéances .
• Vous assurez l' accueil téléphonique et l'orientation des interlocuteurs.
• Vous êtes garant de la réception et de l'accueil des visiteurs.
• Vous vous occupez de la gestion des boîtes mail fonctionnelles.
• Vous gérez la planification et la gestion des agendas .
• Vous gérez l'organisation de réunions, les réservations de salles et la gestion des équipements.

Votre capacité d'analyse, votre rigueur dans la gestion de dossiers ainsi que vos qualités relationnelles seront autant d'atouts pour réussir dans cette fonction aussi enrichissante que variée !

Vous trouverez-ci-dessous une liste des quartiers militaires situés en Wallonie et à Bruxelles :

• Quartier Adjudant Brasseur situé au 1 Route militaire, 4540 Amay.
• Base aérienne Lieutenant-Colonel Charles Roman situé au 1 Rue de la Grande Lecke,1320 Beauvechain.
• Campus Renaissance/Ecole Royale Militaire situé au 8 Rue Hobbema, 1000 Bruxelles.
• Quartier Reine Elisabeth situé au 1 rue d’Evere, 1140 Evere.
• Quartier Camp Roi Albert situé au 65 Chaussée de Liège, 6900 Marche-en-Famenne.
• Quartier Reine Astrid situé au 1 Rue Bruyn, 1120 Neder-Over-Heembeek.
• Quartier Major Housiau situé au 181 Martelarenstraat, 1800 Vilvorde (Peutie).
• Quartier Major IFM Dufour situé au 50 Rue François Lefebvre, 4000 Rocourt.
• Camp Général Bastin situé au 88 Route De Bouillon, 6700 Arlon.
• Quartier Lieutenant-Général Pierre Roman situé au 13 Rue Roi Chevalier, 5024 Marche-Les-Dames.
• Base aérienne Jean Offenberg situé au 191 Route Charlemagne, 5620 Florennes.
• Quartier sous-lieutenant Thibaut situé au 80 Rue Joseph Durieux, 5020 Flawinne.
• Quartier militaire Bertrix situé au 3 Route des Gohineaux, 6880 Bertrix.
• Commandement Militaire de la Province du Hainaut situé au 3 Rue des Droits de l'Homme ,7000 Mons.
• Commandement militaire de la province de Luxembourg situé au 88 Route de Bouillon, 6700 Arlon.
• Commandement militaire de la province de Liège situé au 79 Rue Saint-Laurent, 4000 Liège.
• Commandement militaire de la province du Brabant Wallon situé au 20 Place de la Bruyère, 1320 Beauvechain.
• Commandement militaire de la Province de Namur situé au 80 Rue Joseph Durieux, 5020 Flawinne.
• Commandement militaire de la Région Bruxelles-Capitale situé au 24 Rue des Petits Carmes, 1000 Bruxelles.
• Quartier sous-lieutenant Antoine situé au 46-48 Bellmerin, 4700 Eupen.
• Quartier d’Elsenborn situé au 1 Lager, 4750 Butgenbach.
• Grand Quartier général des puissances alliées en Europe (Supreme Headquarters Allied Powers Europe) situé au 216 Rue Grande, 7010 Mons.
• Quartier Jacques de Dixmude situé au 1 Avenue du 12e de Ligne Prince Léopold, 4900 Spa.
• Quartier Général-Baron Louis Ruquoy situé au 42 Rue de la Citadelle, 7500 Tournai.
• Campus Saffraanberg/Ecole Royale des Sous-Officiers situé au 371 Luikersteenweg, 3800 Saint-Trond.
• Quartier Commandant d’aviation Dony situé au 1b Rue du Progrès,1400 Nivelles.

Important : Vous êtes prêt à travailler en milieu militaire et à vous soumettre à une vérification de sécurité (Loi du 11 décembre 1998 relative à la classification, aux habilitations, aux certificats de sécurité, aux avis de sécurité et au service public réglementé).

En rejoignant le Ministère de la Défense, vous reconnaissez et acceptez qu’une enquête de sécurité puisse être requise à tout moment durant la durée de votre emploi, en fonction des exigences liées à la sécurité nationale. Vous vous engagez à vous soumettre à ces enquêtes de sécurité, y compris celles de nature périodique, conformément aux lois et règlements en vigueur, notamment la loi du 11 décembre 1998.

Attention : Si vous postulez pour une fonction au sein du Service Général du Renseignement et de la Sécurité, il vous sera demandé d’exercer une certaine discrétion et de limiter votre communication à ce sujet dans votre environnement direct et indirect, respecter la législation sur la vie privée et les informations classifiées.

Important : Pour les fonctions au sein du SGRS, pour être engagé, vous devrez être en possession d’une habilitation de sécurité « très secret » exigée par la fonction ou être disposé à vous soumettre à une enquête de sécurité « très secret » AVANT l'entrée en service et ceci, avec obligation d'obtenir un résultat positif, à défaut de quoi cela signifierait un motif d'exclusion pour le service (conformément à la Loi du 11 décembre 1998 relative à la classification, aux habilitations de sécurité, aux avis de sécurité et au service public réglementé).

Le devoir de  neutralité étant un élément  indispensable à l'exercice de la fonction (cf.  articles 7 et 8 de l’Arrêté royal du 2 octobre 1937).

Le personnel (militaire et civil) est tenu de se conformer au principe de neutralité et dès lors de ne pas porter ou exhiber de signes religieux ostensibles.

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans la rubrique "Prendre contact".

Employeur

Il y a 20 postes à pourvoir au sein du Ministère de la Défense :

• Au moins 2 postes au sein de la DG HR ( Direction Générale Human Ressources ), située 1 rue d’Evere, 1140 Bruxelles et 1, Rue Bruyne, 1120 Neder-Over-Hembeek.

La DG HR est le  cœur de la Défense !Elle s'occupe spécifiquement de la carrière et de la gestion administrative du personnel militaire et civil.

• Au moins 2 postes au sein de la DG MR ( Direction Générale Material Resources ), située 1 rue d’Evere, 1140 à Evere.

La DG MR est responsable de l’acquisition des ressources matérielles de la Défense , d’assurer une gestion intégrée de ces ressources tout au long de leur cycle de vie et de tout le soutien technique et logistique y afférent (systèmes d’armes, systèmes de communication et d’information, infrastructure, produits et équipements de soutien).

• Au moins 2 postes au sein de la DG BF ( Direction Générale Budget & Finance ), au sein de la cellule BFM-HR&Sp, située 1 rue d'Evere, 1140 à Evere.

La DG BF est chargée de l’ intégration budgétaire des plans et programmes de la défense . Elle est responsable de l’organisation du contrôle administratif et budgétaire, et assure le suivi des propositions budgétaires.

• Au moins 1 poste au sein de la DG JUR ( Direction Générale Appui Juridique ), située 1 rue d'Evere, 1140 à Evere.

La DG JUR est chargée de  conseiller les départements sur toutes les questions juridiques qui relèvent du droit national, du droit européen et du droit international. Elle défend le Ministère de la Défense devant les juridictions judiciaires et administratives. 

• Au moins 1 poste au sein de la DG H&WB (Direction Générale Santé & Bien être, située 1 rue d'Evere, 1140 à Evere.

La DG H&WB a pour mission d’ assurer la protection et le bien-être des employés de la Défense. Elle intègre le service interne de prévention et de protection au travail (SIPPT), la médecine du travail et mène des projets de réduction des risques et de promotion de la santé au sein de l’organisation.

• Au moins 1 poste au sein de la Force Terrestre , situé 1 rue d'Evere, 1140 à Evere.

La Force Terrestre est la force la plus importante de la Défense, avec plus de 9000 militaires. Elle participe à  maintenir la paix et contribuer à la stabilité du Royaume mais intervient aussi lors des missions à l'étranger.

• Au moins 1 poste au sein du centre de compétence du Service Médica l (CC Med) situé 1 rue Bruyn, 1120 Neder-Over-Heembeek.

Le Centre de compétence du Service médical (CC Med) offre une formation spécialisée au personnel médical et non médical de la Défense. Le centre joue un rôle clé dans la capacité de déploiement opérationnel de la Défense, tant sur le territoire national qu'à l'étranger, grâce à un enseignement et une formation ciblée.

• Au moins 2 postes au sein du Service Général du Renseignement et de la Sécurité (SGRS)de la Défense - rue d’Evere 1 à 1140 Bruxelles.

Le SGRS a pour mission de rechercher, analyser et traiter des renseignements relatifs à toute activité qui pourrait menacer l'intégrité du territoire national, les plans de défense militaires, le potentiel scientifique et économique lié à la Défense, les missions des Forces armées ou la sécurité des ressortissants belges à l'étranger.

• Au moins 1 poste au sein de l’ É cole d’Infanterie de la Défense – Camp Général Bastin, Route de Bouillon à 6700 Arlon.

Le camp Général Bastin, situé à Arlon (Stockem), abrite plusieurs unités de la Défense, notamment l’Ecole d’Infanterie et le  Commandement Militaire de la Province de Luxembourg .
L’Ecole d’Infanterie est un  centre de formation spécialisé dans l’enseignement tactique et technique destiné aux cadres de la Défense.
Tout au long de leur carrière, les Officiers et Sous-Officiers d’infanterie y suivent différents cycles de formation axés sur l’utilisation des systèmes d’armes terrestres.
Grâce à son expertise, le Département Manœuvre propose des formations d’excellence, fidèles à sa devise : « Exemplo ».

• Au moins 1 poste au sein du 4ème Bataillon de Génie situé Route Militaire, 1 à 4540 AMAY – Camp Adjt BRASSEUR.

Le 4ème Bataillon de Génie est une unité composée de plus de 550 personnes à l’heure actuelle. Une gestion administrative et logistique efficace permet à notre bataillon de remplir ses missions opérationnelles et territoriales.

• Au moins 1 poste au sein de l' É cole Royale Militaire , située 8, Rue Hobbema à 1000 Bruxelles.        

L’École Royale Militaire (ERM) est une institution d'enseignement universitaire militaire dédiée à la formation académique, militaire et sportive des futurs officiers, ainsi qu’à la formation continue des officiers en service actif au sein de la Défense. En plus de ces missions éducatives, l’ERM mène des recherches scientifiques de haut niveau dans le cadre de projets financés par la Défense ou des sources externes.

• Au moins 1 poste au sein du 4è Bataillon Logistique , situé Camp Roi Albert, Chaussée de Liège 65, 6900 Marche-en-Famenne.

Le 4 ᵉ Bataillon Logistique , basé à Marche‑en‑Famenne au Camp Roi Albert, est une unité de la Force Terrestre, intégrée à la Brigade Motorisée. Sa mission principale consiste à assurer le soutien logistique des unités de combat, tant sur le territoire national qu’en opérations à l’étranger.

• Au moins 1 poste au sein de l’ Ecole Royale des Sous-Officiers (ERSO), 371 Luikersteenweg, 3800 Saint-Trond.

L’ERSO, située sur le campus Saffraanberg, est l’école responsable de la formation de tous les sous-officiers de la Défense . Elle assure la formation au niveau académique, militaire, sportive et personnelle. Elle s’occupe également de l’année préparatoire à l’entrée à l’Ecole Royale Militaire (ERM).

• Au moins 1 poste sein du Centre de Formation Logistique (CFmn Log), Quartier militaire Général Baron Ruquoy situé rue de la Citadelle 42 à 7500 Tournai.

Le Centre de Formation Logistique organise des formations logistiques et techniques accessibles à l’ensemble du personnel de la Défense. Les cours proposés couvrent principalement les domaines de la technique, de l’approvisionnement, de la mobilité et des procédures logistiques.

• Au moins 1 poste au sein du 2eme Wing Tactique (2WTac)de la Force aérienne  du Ministère de la Défense, située sur la base Jean Offenberg, 191, route Charlemagne, 5620 Florennes.

Le 2WTac opère avec l’avion de chasse F16 depuis bientôt 35 ans et récemment de nouvelles plateformes : les avions pilotés à distance MQ-9B et les avions de chasse F-35A. La force aérienne déploie son personnel et ses avions partout dans le monde en entrainement et en opération, mais en tant que civil, vous n’êtes pas amené à partir à l’étranger.

• Au moins 1 poste au sein du 1er Wing , situé Base Charles ROMAN, rue Longue à 1320 Beauvechain.

Le 1er Wing est reconnu comme unité d’expertise pour les opérations d’hélicoptères. Le 1er Wing effectue les missions de mise à disposition d’une capacité hélicoptère pour des opérations nationales et internationales. Il assure le maintien du statut opérationnel des bases aériennes de Beauvechain et de Coxyde. Il assure un service d’appui territorial dans les domaines mobilité, CIS (Communication and Information Systems) et infrastructure.

Le  Ministère de la Défense est responsable de la défense du territoire national, de l'organisation des missions à l'étranger dans un contexte international et dans le cadre de l'assistance à la population lors de catastrophes tant sur le territoire national qu'à l'étranger.

La Défense a une structure et une culture particulières et est, avec quelque 30.000 collaborateurs, un des plus grands employeurs de notre pays.

Le  Ministère de la Défense constitue un environnement de travail mixte, occupant du personnel civil et militaire, tant masculin que féminin et provenant d'un des trois régimes linguistiques officiels belges.

Conditions de participation

Votre profil :

• Vous avez un diplôme de secondaire supérieur
• Vous avez une c apacité de contrôle et de classification de données administratives
• Une bonne connaissance du néerlandais est un atout. 

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Procédure

En bref :

1. Nous examinons votre diplôme
2. Vous passez plusieurs tests informatisés au SPF BOSA à Bruxelles. (30, boulevard Simon Bolivar, 1000 Bruxelles)
3. Vous passez un entretien au SPF BOSA à Bruxelles.

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Postuler

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre C.V en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Our offer

Offre

Statut et grade

Vous serez engagé en qualité d'assistant administratif (niveau C) avec le barème de traitement correspondant C1.

Rémunération

Traitement de départ minimum : € 31.516.99 (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions.

Valorisation de l'expérience professionnelle

• En ce qui concerne l'ancienneté de service et pécuniaire, l'administration prend automatiquement en compte vos années de service dans le secteur public.
• Pour l'ancienneté pécuniaire, il est possible de prendre en compte les services prestés dans le secteur privé ou comme indépendant si l'expérience acquise est pertinente pour la fonction qui sera exercée dans l'administration.
• La demande de valorisation de l'expérience professionnelle acquise dans le secteur privé (ou en qualité d'indépendant) doit être introduite dans les 3 premiers mois suivant votre entrée en service. Celle-ci sera analysée par le service compétent uniquement après l’entrée en service.

Avantages

Nous vous offrons un emploi intéressant qui a un impact sur la société, avec de nombreux avantages :

• Un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée
• horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
• possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
• possibilité de télétravail (possibilité limitée dans certaines affectations)
• 26 jours de  congés , plus 3 jours de dispense de département et fermeture entre Noël et Nouvel An
• 2 jours de congé supplémentaires : le 15 novembre (fête du Roi), et le 15 avril (anniversaire du Roi)
• crèche subsidiée au sein de certains quartiers militaire s
• accessibilité aisée via les transports en commun
• possibilité d’utilisation des infrastructures sportives durant les heures de service
• Plusieurs possibilités d’auto-développement
• nombreuses  possibilités de formations et d'apprentissage (à suivre durant les heures de travail)
• nombreuses  opportunités de carrière
• Avantages financiers
• chèques repas d’une valeur de 6 €
• indemnité téléphonique (15 €/mois)
• possibilité de bénéficier d’une  allocation de bilinguisme 
• assurance hospitalisation avantageuse et remboursement du ticket modérateur des consultations chez les médecins, dentistes et kinés agréés par la Défense
• gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
• réduction de 50% pour les déplacements privés via la SNCB, et de 20 à 30% pour le TEC
• possibilité de bénéficier d'une indemnité de télétravail
• possibilité de recevoir une prime pour les déplacements à vélo
• possibilité de bénéficier d’un leasing vélo 
• avantages et offres intéressantes grâce à la carte  Voir email sur werkenvoor.be

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Divers avantages sociaux

• droit aux services offerts par  Def+ , ce dernier fournit divers services et organise des avantages qui facilitent la vie du personnel de la Défense ou la rendent moins chère comme, par exemple, des vacances à prix réduit, des réductions par le biais de leur boutique en ligne, un logement à proximité du lieu de travail et un service social.
• mise à disposition d’un ordinateur portable
• restaurant d’entreprise pratiquant des prix démocratiques

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur le  site du SPF BOSA.