Onthaal- & secretariaatsmedewerker - 80% M/V/X

Beschrijving van de functie

Als administratief medewerker ben je een belangrijke spil in onze dagelijkse werking. Je zorgt ervoor dat cliënten zich welkom voelen, dat de administratie vlot verloopt en dat onze zorgverleners optimaal ondersteund worden. Je bent een veelzijdige en betrouwbare schakel binnen het team. Dankzij jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en cliëntgerichte aanpak zorg je ervoor dat zowel cliënten als zorgverleners op een vlotte en professionele manier geholpen worden.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten: je verwelkomt hen op een professionele en warme manier en zorgt voor een vlot onthaal.
• Je verzorgt de permanentie: je beantwoordt telefoons, verstrekt informatie, noteert nieuwe aanmeldingen en beheert de agenda's.
• Je houdt de algemene administratie op orde: je verwerkt inkomende en uitgaande post, beantwoordt brieven en e-mails, maakt kopieën en scans en verzorgt de nodige registraties.
• Je beheert de cliëntendossiers: je maakt nieuwe dossiers aan, staat in voor de administratieve opvolging en houdt de cliëntendatabase actueel. Je klasseert en archiveert documenten en zorgt ervoor dat attesten en verslagen correct worden toegevoegd.
• Je ondersteunt therapeuten en artsen bij het elektronisch patiëntendossier: je helpt hen bij administratieve handelingen en waakt er mee over dat documenten, zoals ontslagbrieven, tijdig worden verwerkt en verstuurd.
• Je ondersteunt de cliëntenwerking: je helpt bij de praktische organisatie van zorgoverleg en andere cliëntgerichte activiteiten.
• Je ondersteunt de boekhouding: je staat mee in voor het kasbeheer, verwerkt cliëntenbijdragen, verzorgt de facturatie van consultaties en maakt individuele draaitabellen voor artsen op.
• Je neemt logistieke taken op: je beheert bestellingen van kantoormateriaal, verzorgt verzendingen en coördineert praktische zaken zoals huishoudelijke taken en herstellingen.

Jouw profiel

• Je hebt een administratieve opleiding gevolgd , bijvoorbeeld secretariaat of medisch secretariaat. Ben je net afgestudeerd en heb je nog geen werkervaring? Geen probleem, ook als schoolverlater ben je van harte welkom!
• Je bent vlot met digitale tools en werkt graag met Word, Excel en Outlook.
• Je bent organisatorisch sterk: je houdt het overzicht, ook wanneer er verschillende zaken tegelijk op je afkomen, en weet goed om te gaan met complexiteit en stress.
• Je werkt graag zelfstandig , neemt verantwoordelijkheid voor je taken en vindt tegelijk energie in samenwerken en overleggen met collega's.
• Je bent nauwkeurig en ordelijk en hebt oog voor kwaliteit. Je komt afspraken na en gaat zorgvuldig om met de verantwoordelijkheden die je krijgt.
• Je communiceert vlot, verbindend en professioneel , zowel mondeling als schriftelijk. Je weet je communicatie af te stemmen op verschillende mensen en situaties.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Frans en Engels.
• Je bent warm en respectvol in de omgang met cliënten. Je bent vriendelijk en correct, maar weet ook op een tactvolle en discrete manier met gevoelige situaties om te gaan.
• Je hebt een sterke affiniteit met mensen en vindt het belangrijk om bij te dragen aan een positieve ervaring voor cliënten en collega's.
• Je bent proactief en hebt een hands-on mentaliteit: je ziet wat er moet gebeuren, neemt initiatief en durft zaken aan te pakken of bespreekbaar te maken.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

Voordelen van de betrekking

• Een contract van onbepaalde duur.
• Startdatum is 02/11/2026.
• Een interne opleiding wordt voorzien op de werkvloer in de weken van 02/11/2026 tot 13/11/2026.
• Je loon is conform de vastgelegde barema's - IFIC categorie 12 (PC331).
• Je werkt op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag.