Administratief medewerker Kunstacademie

Functieomschrijving

De Kunstacademie Wetteren is op zoek naar een administratieve medewerker om het secretariaat permanent te versterken.

Als administratief medewerker maak je deel uit van het secretariaat binnen een kunstacademie voor beeld, muziek of woord. Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor de algemene administratieve ondersteuning van de werking van de kunstacademie. De directeur heeft uiteraard de eindverantwoordelijkheid maar rekent op de ondersteuning van administratieve medewerkers bij onderstaande taken. Je werkt voltijds (36 uur) waarvan 2 avonden tot 20 uur en op zaterdag tot 14 uur.

Kerntaken :

• Je staat de leerling en ouders te woord, zowel telefonisch, per mail als aan het onthaal.
• Je staat in voor de backoffice ondersteuning van het team, zoals het verwerken van leerlingen info in DKO3, opvolging van aanwezigheden, logistieke ondersteuning bij aanstellingen, vervangingen en lesverplaatsingen, opvolgen van betalingen, verzamelen van informatie voor brochures en evenementen, e.a.
• Je ondersteunt de collega’s bij het uitwerken van projecten, activiteiten en evenementen.

Vakspecifieke competenties

• Je bent in staat om administratieve taken tot een goed einde te brengen.
• Je beschikt over een gezonde dosis zelfzekerheid en zelfredzaamheid om zelfstandig aan de slag te kunnen gaan.
• Je bent zowel mondeling als schriftelijk taalvaardig in het Nederlands, zodat je de leerlingen en ouders correct te woord kan staan.
• Je kan op een rustige en duidelijke manier een boodschap overbrengen aan verschillende doelgroepen.
• Intensief telefonisch contact met leerlingen en ouders schrikt je niet af.
• Je bent in staat rustig te blijven wanneer een leerling of ouder zijn ongenoegen uit en je kan een gepaste oplossing aanbieden.
• Je hebt basiskennis Deeltijds Kunstonderwijs DKO3 of je bent bereid je hier op korte termijn in bij te scholen.
• Administratieve systemen zoals Word en Excel kennen voor jou geen geheimen.
• Je hebt basiskennis website builder of je wil je op korte termijn bijscholen.
• Je hebt een positieve uitstraling, bent vriendelijk en discreet.
• Je hebt een klantgerichte, flexibele en proactieve ingesteldheid.
• Je bent praktisch ingesteld, werkt nauwkeurig, resultaatgericht en leergierig.
• Je stelt je integer en loyaal op ten aanzien van de organisatie.
• Avond- en zaterdagwerk vormen voor jou geen probleem

Profiel

Wie zoeken we?

• Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs (ASO, TSO diploma 6de jaar, BSO diploma 7de jaar)
• Je bent beschikbaar vanaf 9 november 2026
• Je bent bereid 2 avonden tot 20 uur en op zaterdag tot 14 uur te werken
• Relevante werkervaring als administratief bediende in onderwijs is een meerwaarde
• Affiniteit met het onderwijs is een pluspunt
• Je beschikt over de competenties uit de functiebeschrijving

Laatstejaarsstudenten leggen een studiebewijs en verklaring voor dat ze binnen een termijn van maximum drie maanden zullen deelnemen aan de eindexamens voor het behalen van hun diploma.

Aanbod

DKO3 biedt jou een  voltijds contract voor onbepaalde duur met:

Een aantrekkelijk loonpakket

• bruto maandloon tussen €2668 (0 jaar) en €5187 (36 jaar) (barema 202 DKO3 onderwijs)
• dubbel vakantiegeld en een eindejaarstoelage
• haard- of standplaatstoelage

Aandacht voor welzijn

• een gunstige vakantieregeling gelijklopend met onderwijs (met uitzondering van 12 vastgestelde werkdagen in de zomervakantie)
• vast uurrooster, volgens afspraken, afgestemd binnen de kunstacademie
• IT-materialen zoals laptop
• gratis griepvaccin
• mogelijkheid tot voordelige aansluiting hospitalisatieverzekering via AGODI
• toffe teamactiviteiten: personeelsfeest, teambuilding, afterwork, nieuwjaarsdrink, …
• fruit en soep op het werk

Duurzame verplaatsing naar het werk

• 100% terugbetaling van openbaar vervoer
• fietsvergoeding van €0,376/km
• mogelijkheid tot fietsleasing

Voordelen verbonden aan jouw groei en ontwikkeling

• uitgebreid aanbod aan opleidingen en loopbaankansen
• extra voordelen via PlusPas (GSD-V)

Contact

De selectie verloopt via aanwerving.

Indien er meer dan 15 toegelaten kandidaten zijn, gebeurt er een preselectie op basis van cv en motivatiebrief. Het resultaat van de preselectie telt niet mee voor de eigenlijke selectie, maar is wel eliminerend.

De selectieprocedure bestaat uit:

• deel 1: een schriftelijk examen (thuisopdracht) op 8 september 2026 van 18u tot 21u
• deel 2: een jurygesprek op 15 september 2026 vanaf 9u

Om over te gaan naar het volgende deel, moet de kandidaat 50% halen voor het voorgaande deel. Om aan het eind als geslaagd te worden beschouwd, moet de kandidaat minstens 50% behalen op elke selectieproef, en 60% op het totaal van de selectie.

De hoogst gerangschikte kandidaat wordt eerst gecontacteerd om aangesteld te worden. De geslaagde kandidaten die niet worden aangesteld, worden in een wervingsreserve opgenomen, waarvan de geldigheidsduur drie jaar bedraagt.

Hoe solliciteren?

Als je wil solliciteren, hebben wij volgende documenten ten laatste op 31 augustus 2026nodig:

• uitgebreid  curriculum vitae
• motivatiebrief  waarin je uitlegt waarom deze functie iets voor jou is
• diploma
• uittreksel uit het strafregister dat maximaal 1 maand oud is op de datum dat je indient (inwoner van Wetteren: je kan het attest online aanvragen)

Wij behandelen enkel volledige sollicitaties. 

Meer weten?

Over de functie-inhoud : contacteer Lieven De Geest, directeur Kunstacademie via Voir email sur jobsolutions.be of vanaf 17 augustus 2026 via Voir le numéro de téléphone sur jobsolutions.be.

Over de selectieprocedure : contacteer Martine Vervaet, secretariaatsmedewerker via  Voir email sur jobsolutions.be .